1. Home
  2. Kennisbank
  3. Ons Dossier
  4. Gegevensanalyse en IGJ export

Gegevensaanlevering bij IGJ

Bijgewerkt op 03 Sep om 13.29 uur

In de Wet verplichte ggz (wvggz) en de Wet zorg en dwang (wzd) staat dat zorgaanbieders halfjaarlijks gegevens over de toepassing van verplichte en onvrijwillige zorg moeten aanleveren bij de inspectie. Het gaat om een digitaal overzicht en een analyse. Ons ondersteunt deze aanlevering op verschillende manieren.


Naast de in deze handleiding genoemde gegevens-aanlevertools bevat ook de pagina Overzicht onvrijwillige zorg overzichtsinformatie over toegepaste onvrijwillige zorg. Die informatie is bedoeld voor eigen gebruik en niet een op een te vergelijken met de informatie uit de aanlevertools die in deze handleiding genoemd staan. Meer uitleg hierover is te vinden in Wzd en Wvggz: Overzicht onvrijwillige zorg en juridische statussen bekijken

Zorgaanbieders die in het (half) jaar waar het om gaat, geen verplichte of onvrijwillige zorg hebben verleend, hoeven geen digitaal overzicht of analyse aan te leveren. Als er dus niks uit de export komt voor de geselecteerde periode, hoeft er ook niks aangeleverd te worden bij het IGJ

Benodigde configuratie

Kamer van Koophandel-nummer (KvK)

Om aan te kunnen leveren, geldt dat er een KvK-nummer vereist is. Informatie over het inrichten van dit nummer in Ons is te vinden in Zorginstellingsgegevens beheren.

Benodigde autorisaties

Rapport wzd/wvggz analyse (kwalitatieve analyse)

Voor het rapport Wzd/Wvggz analyse geldt dat de gebruiker toegang moet hebben tot de pagina Overzicht Wzd/Wvggz.

Digitaal overzicht (export Wet zorg en dwang)

Voor het digitale overzicht in de vorm van een exportbestand moet de gebruiker beschikken over de onderstaande autorisaties:

Digitaal overzicht

Het digitale overzicht moet volgens een vaste standaard aangeleverd worden bij de IGJ in het bestandstype .xml. Voor de aanlevering hiervan is in Ons een speciaal exportprofiel beschikbaar, waarmee een XML-export gegeneerd kan worden die aansluit bij de eisen van de IGJ. Deze export genereert een zip-bestand met daarin het XML-bestand voor de IGJ en een Excel-rapport voor eigen gebruik, waarin de gegevens uit het IGJ-bestand terug te vinden zijn.

  • Onvrijwillige zorg moet aan bepaalde voorwaarden voldoen om meegenomen te worden in de export. Zie Wzd-export: voorwaarden om onvrijwillige zorg op te nemen voor meer informatie.

  • Voor de export is een organisatie-ID vereist. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het KvK-nummer van de organisatie. Zorg dat er een KvK-nummer is geregistreerd voordat je de export uitvoert.

Navigatie

Om het digitale XML-overzicht voor de IGJ uit te draaien:

  1. Ga naar Beheer

  2. Klik op de knop Export.

  3. De pagina Exportprofielen verschijnt.

Nieuw exportprofiel aanmaken

Om het overzicht uit te draaien, moet er eerst eenmalig een nieuw exportprofiel aangemaakt worden van het type 'Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd'. Eenmaal aangemaakt. Dit exportprofiel vormt de basis voor de IGJ-exports die vervolgens uitgedraaid kunnen worden.

Volg voor het aanmaken van een nieuw exportprofiel de stappen uit de handleiding Exportprofiel aanmaken.

Exportprofiel inrichten 'Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd'

Is er een exportprofiel aangemaakt? Dan moet het profiel ingericht worden om deze te kunnen gebruiken.

/topic-images/Exportprofiel%20Wzd_1601.png
  • Geef het profiel een passende naam. Onder deze naam zal het profiel terug te vinden zijn op de overzichtspagina Exportprofielen.

  • Voer een begindatum in. Het is belangrijk dat deze datum zich in het verleden bevindt. Stel deze datum bij voorkeur in op 1-1-2020, de ingangsdatum waarop de wet Wd en Wvggz in is gegaan.

  • Selecteer bij Declaratietype op welke wet de export betrekking moet hebben.

Moeten er gegevens aangeleverd worden voor zowel de Wzd als de Wvggz? Maak dan twee exportprofielen aan en maak per juridische stroming een apart exportbestand aan.

Export uitdraaien en aanleveren

/topic-images/Export%20draaien%20Wzd_1600.png

Is het exportprofiel ingericht? Dan is het mogelijk om exportbestanden uit te draaien.

  • Vul bij Tijdvenster de gewenste periode in waarover de export betrekking moet hebben.

  • Geef aan of het een test- of productie-export betreft. Een test-export kan zo vaak gedraaid worden als wenselijk is. Voor een productie-export geldt dat er geen overlap in de perioden mag komen. Eenmaal uitgedraaide periodes zijn dus niet opnieuw te exporteren.

    Draai altijd eerst een testexport. Op die manier kun je de gegevens goed controleren alvorens deze definitief aan te leveren.

  • Geef eventueel een toekomstig tijdstip in om de export te starten.

Resultaat: Zip-bestand en Excel-rapport

Een overzicht van alle gedraaide exports is te vinden op de overzichtspagina Exportprofielen. Alle gedraaide exports worden getoond, zowel test- (T) als productie-exports (P). Voor het IGJ kan een zip-bestand gedownload worden (lokaal opslaan), dat aan te leveren is bij de IGJ. Voor de zorgorganisatie zelf is een Excel-rapport beschikbaar.

Gedetailleerde uitleg over het uitdraaien en bekijken van exports is te vinden in Test- of productie-export uitvoeren.

/topic-images/Resultaat%20rapport%20IGJ_1602.png

Detailinformatie over de gegevens in het zip-bestand en Excel-rapport

De informatie in het zip-bestand en Excel-rapport komen met elkaar overeen. In het Zip-bestand is de informatie technisch gestructureerd conform de voorschriften van het IGJ. Het rapport is de leesbare variant voor Ons-gebruikers. Het rapport bevat de onderstaande gegevens:

Tabblad 'Overzicht'

Dit tabblad toont over de periode van de ingegeven begindatum tot en met de ingegeven einddatum:

Informatie

Toelichting

Aantal registraties

Elke rij in het tabblad Registraties vormt een aparte registratie. Het totale aantal rijen vind je dus hier in het tabblad Overzicht terug.

Aantal ongeldige registraties

Elke uitvalregel in het tabblad Uitval geldt als een ongeldige registratie. Het totale aantal uitvalsregels vind je dus hier in het tabblad Overzicht terug.


Tabblad 'Registraties'

Als zorg onvrijwillige  is, maar als toepassing indien nodig heeft, komt deze onvrijwillige zorg niet mee in de IGJ-export. Op deze onvrijwillige zorg moeten registraties gemaakt worden voor wanneer de onvrijwillige zorg is toegepast. Die registraties komen wel mee in de IGJ-export. Mocht er onvrijwillige zorg in de export ontbreken, dan controleer je eerst of deze onvrijwillige zorg indien nodig wordt ingezet en of er geen registraties zijn

Hier worden alle vastgelegde registraties getoond die voldoen aan de eisen zoals gesteld door het IGJ. Elke registratie wordt op een aparte regel vastgelegd. Elke locatiekoppeling die de cliënt in de opgegeven periode heeft, vormt een nieuwe regel met registratie in de export. Per registratie toont het overzicht:

Onder Registratie wordt het volgende verstaan:

  • Bij structureel geplande zorg geldt dat de onvrijwillige zorg die hiervoor aangemaakt is, ook als registratie in de lijst opgenomen wordt.

  • Bij structureel ongeplande zorg en bij onvoorziene zorg geldt dat alleen de registraties die op deze onvrijwillige zorg vastgelegd worden, als registratie in de export opgenomen worden.

Gegeven

Omschrijving

Vastlegging in Ons

Vestigingsnummer

Dit is het vestigingsnummer van de vestiging/locatie waar of van waaruit de onvrijwillige zorg geleverd wordt overeenkomstig de registratie in het Handelsregister.

Dit gegeven is in Ons vast te leggen in het locatiegram. Meer informatie: Locaties configureren

Cliëntnummer

Het cliëntnummer van de cliënt in Ons.

Deze gegevens zijn in Ons vast te leggen bij de personalia van de cliënt. Meer informatie: Cliëntpersonalia bewerken

BSN bekend

Hier is te zien of er een BSN bij de cliënt is ingevuld in Ons.

Geboortedatum

De geboortedatum van de cliënt zoals deze in Ons ingegeven is

Zorgvorm type

Hier is te zien welk zorgvorm type er van toepassing is. De mogelijkheden zijn:

1: Structureel gepland,

2: Structureel ongepland

3: Onvoorzien

Deze gegevens zijn in Ons vast te leggen bij het aanmaken van onvrijwillige zorg.

  • De optie Indien nodig onder het kopje Onvrijwillige zorg resulteert in zorgvorm type 2: Structureel ongepland.

  • De optie Structureel onder het kopje Onvrijwillige zorg resulteert in zorgvorm type 1: Structureel gepland.

  • De optie Onvoorzien onder Status van behandeling: onbekend' resulteert in optie 3: Onvoorzien.

    Meer informatie: Onvrijwillige zorg (wzd) bij de cliënt inzien, aanmaken of wijzigen

Soort interventie

De nummers die hier getoond worden, komen overeen met de nummers van de Vrijheidsbeperkende Interventies (zoals benoemd op de Wiki-pagina).

Als 'duur' niet van toepassing is voor een interventietype, wordt dit veld niet gevuld.

Deze vormen van onvrijwillige zorg zijn in Ons vast te leggen bij het aanmaken van onvrijwillige zorg.

Meer informatie: Onvrijwillige zorg (wzd) bij de cliënt inzien, aanmaken of wijzigen

Begindatum

Dit is de datum waarop de onvrijwillige zorg is gestart als het gaat om zorgvormtype 1 en de datum waarop de onvrijwillige zorg is geleverd als het gaat om zorgvormtype 2 en 3.

Bij structureel geplande zorg is dit de geldig vanaf datum die te vinden is in de aangemaakte vorm van onvrijwillige zorg.

Meer informatie: Onvrijwillige zorg (wzd) bij de cliënt inzien, aanmaken of wijzigen

 

Bij structureel ongeplande en bij onvoorziene zorg is dit de startdatum zoals die ingevuld is bij de registratie op een vorm van onvrijwillige zorg.

Meer informatie:Registreren op aangemaakte onvrijwillige zorg (wzd) en verplichte zorg (wvggz)

Einddatum

De datum (tot en met) waarop de onvrijwillige zorg is gestopt.

Bij structureel geplande zorg is dit de evaluatiedatum die te vinden is in de aangemaakte onvrijwillige zorg.

Meer informatie: Onvrijwillige zorg (wzd) bij de cliënt inzien, aanmaken of wijzigen

 

Bij structureel ongeplande en bij onvoorziene zorg is dit de einddatum zoals die ingevuld is bij de registratie op een vorm van onvrijwillige zorg.

Meer informatie:Registreren op aangemaakte onvrijwillige zorg (wzd) en verplichte zorg (wvggz)

Duur

Hier is in de eenheid uren te vinden hoelang de onvrijwillige zorg is geleverd.

Frequentie

Hier is het aantal keren terug te vinden dat er in de eenheid uit de kolom frequentie-eenheid onvrijwillige zorg is toegepast. Bijvoorbeeld 1 keer per dag, of 3 keer per jaar.

Deze informatie is te vinden bij het maken van onvrijwillige zorg onder het kopje Onvrijwillige zorg -> Frequentie en Aantal .

Voor structureel ongeplande en onvoorziene zorg geldt voor Aantal het aantal registraties dat op de onvrijwillige zorg aangemaakt is.

Frequentie eenheid

Hier wordt de frequentie in tekst weergegeven (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks).

Ambulant

Hier is terug te vinden of de onvrijwillige zorg intramuraal of extramuraal is geleverd. De gegevens die hier kunnen staan zijn nee of ja.

Deze onvrijwillige zorg is in Ons vast te leggen bij het aanmaken van de onvrijwillige zorg.

Meer informatie: Onvrijwillige zorg (wzd) bij de cliënt inzien, aanmaken of wijzigen

Juridische situatie

Hier staat de juridische titel op basis waarvan de levering van de onvrijwillige zorg plaatsvond. In dit veld worden de waardes uit de Juridische codelijst in volledige codenaam weergegeven.

In Ons is dit vast te leggen via het onderdeel Juridische status.

Meer informatie: Juridische status configureren en gebruiken


De onderstaande gegevens worden alleen in het exportbestand opgenomen als het BSN van de cliënt niet bekend is.

Gegeven

Voornaam

Deze gegevens zijn in Ons vast te leggen bij de personalia van de cliënt. Meer informatie: Cliëntpersonalia bewerken

Initialen

Voorvoegsel

Achternaam

Adressoort

Straat

Huisnummer

Huisnummertoevoeging

Huisnummerletter

Postcode

Woonplaats

Land

Aanduiding bij nummer

Geboorteland

Geboorteplaats

Tabblad 'Uitval'

Hier zijn registraties te vinden die uitvallen uit de export omdat die niet voldoen aan de IGJ-voorschriften. De reden van uitval staat in de eerste kolom vermeld. Deze redenen kunnen zijn:

  • Geen geldig adres voor cliënt. Deze uitvalreden is zichtbaar als er én geen geldig adres bij de cliënt bekend is én geen BSN. Alleen als beide gegevens ontbreken, wordt deze uitvalsreden getoond.

  • Kon cliënt met id {0} niet vinden. Deze uitvalsreden wordt getoond als de cliëntgegevens niet meer in Ons Administratie staan. Deze melding zal vrijwel nooit getoond worden.

  • Geen geboortedatum voor cliënt. Er is geen geboortedatum bij de cliënt bekend. Dit is een verplicht veld.

  • Kon type onvrijwillige zorg niet bepalen. De onvrijwillige zorg is niet volledig ingevuld, waardoor Ons niet kan bepalen of het zorgvorm structureel gepland, structureel ongepland of onvoorzien moet zijn.

  • Kon de ingezette vorm van onvrijwillige zorg niet bepalen. De onvrijwillige zorg in Ons is niet of niet meer gecategoriseerd.

  • Ongeldige juridische situatie. Deze melding wordt alleen getoond bij de Wvggz-export, als de registratie geen juridische status heeft of als deze staat op 'bepaal later'.

  • Ongeldig vestigingsnummer. Deze melding wordt getoond wanneer er geen of een ongeldig vestigingsnummer is ingevoerd in het locatiegram. Zie ook: Locaties configureren. Ook wordt deze melding getoond wanneer een cliënt niet gekoppeld is aan een locatie, bijvoorbeeld doordat de cliënt niet meer in zorg is.

category image

Ons Dossier

Open navigation