Benodigde autorisatie
Een van de volgende taken:
Administratieve gegevens [van een cliënt] bewerken.
Cliëntbeheer
Cliënttoestemming wijzigen
Vastleggen toestemming [van een cliënt] voor delen persoons- en medische gegevens met andre zorgverleners.
Cliëntpersonalia aanpassen
Om de personalia van een cliënt aan te passen, klik je in op het tabblad algemeen op personalia, of in het cliëntoverzicht op de naam van de cliënt.
Ook bij het aanmaken van een nieuwe cliënt kom je automatisch in het bewerkscherm terecht.
Het cliëntnummer kan automatisch worden gegenereerd als dit is ingesteld. In het bovenstaande voorbeeld staat de automatische nummering aan.
Het invullen van de gegevens zal voor zich spreken. Enkele velden behoeven enige toelichting:
Geheime cliënt: Een geheime cliënt is een cliënt waarvan gevoelige persoonsgegevens worden afgeschermd in overzichten en zoekresultaten.
Deze functionaliteit is bedoeld om de zichtbaarheid van deze cliëntgegevens te beperken, zonder de toegang voor geautoriseerde gebruikers te veranderen. Voor meer informatie over de geheime cliënt zie verderop op deze pagina.SBV-Z: Via SBV-Z kunnen op basis van het bsn cliëntgegevens opgevraagd worden. Deze gegevens kunnen vervolgens eenvoudig in Ons opgeslagen worden. Zie Bsn-controle via SBV-Z uitvoeren voor meer informatie.
Bij de SBV-Z-controle krijg je de optie om een locatiebeschrijving toe te voegen. Deze benaming wordt in de cliëntheader weergegeven in plaats van het adres of de omschrijving van de intramurale locatie. Zie Bsn-controle via SBV-Z uitvoeren voor meer informatie.
Roepnaam: Indien de roepnaam niet ingevuld wordt, zullen de voorletters getoond worden. Indien de roepnaam ingevuld wordt, kun je ervoor kiezen om deze wel of niet terug te zien in het overzichtsscherm van de cliënt. Bekijk in dit artikel hoe je kunt instellen om wel of niet de roepnaam te tonen.
In formele overzichten, zoals facturatie en berichtenverkeer, zal nooit de roepnaam maar altijd de voornaam gebruikt worden.
Cliënt heeft geen e-mailadres of wil deze niet delen: Staat dit vinkje aan? Dan wordt het e-mailadres verborgen in de cliëntheader.
Wanneer wordt geprobeerd het formulier op te slaan terwijl er gegevens ontbreken, wordt dit boven in beeld aangegeven. Klik na het voltooien op .
Cliëntfoto in Ons Administratie
Cliëntfoto’s in Ons Administratie kunnen nu rechtstreeks via de Ons® Dossier-app op Android en iOS worden beheerd. Een koppeling met Caren is niet meer vereist; je kan nu foto’s maken, wijzigen en verwijderen binnen de app. Als er geen foto via de app is geüpload, wordt de foto uit Caren getoond.
Zie een profielfoto beheren in de Ons® Dossier-app voor meer informatie over het maken en wijzigen van foto’s.
De geheime cliënt
Wat gebeurt er bij een geheime cliënt?
- In zoekresultaten en lijsten worden gevoelige gegevens afgeschermd, zoals adres, BSN en contactinformatie. Als cliënten buiten het autorisatie-bereik van de medewerker vallen zijn ze nooit zichtbaar, dat geldt voor alle cliënten.
- Bij het openen van het dossier zijn de gegevens zichtbaar, mits de gebruiker hiervoor geautoriseerd is.
- Binnen de Wmo/Jw worden geheime cliënten uitgesloten van de export. Wanneer dit gebeurt is dit zichtbaar in het rapport van de export. Achter Aantal geheime cliënten die in aanmerking komen voor de export staat dan hoeveel geheime cliënten in deze specifieke export hadden kunnen zitten. Binnen de handmatige facturatie (Factuur printen) kun je kiezen of je geheime cliënten mee wilt nemen via de cliëntselectie:
Wat gebeurt er niet bij een geheime cliënt?
Het is belangrijk om te weten wat deze instelling niet doet:
- Het is geen extra autorisatielaag: toegang tot een cliënt wordt niet verder beperkt.
- Het voorkomt geen inzage door geautoriseerde gebruikers. Alle toegang tot cliëntgegevens wordt gelogd in audits.
- Het maakt een cliënt niet volledig onvindbaar of onzichtbaar binnen de organisatie.
- Bij escaleren zijn alle cliënten vindbaar, dus ook geheime cliënten.
