Veelgestelde vragen over de contactbeheerpagina

Na 1 oktober verdwijnen enkele functionaliteiten uit het huidige contactbeheerscherm, omdat deze uitsluitend bedoeld waren voor de voorbereiding op deze migratie. Het gaat om:

• de kolom Migratie status
• de filter Met status
• de mogelijkheid om contacten te markeren voor migratie, samen te voegen of in bulk te verwijderen

Na 1 oktober voeren we meerdere keren de technische migratie uit om deze te testen. Hierbij stappen we op de achtergrond over van het huidige datamodel naar het nieuwe datamodel. Voor jou als zorgorganisatie verandert er in deze periode niets: je blijft werken met de vertrouwde schermen en professionele contacten functioneren zoals je gewend bent.

Pas wanneer de technische migratie stabiel verloopt en de nieuwe schermen voldoende gereed zijn, laten we weten wanneer jouw organisatie daadwerkelijk overstapt naar het nieuwe datamodel en de nieuwe schermen.

Rond november rollen we de mogelijkheid uit om een contact met AGB-code toe te voegen vanuit het AGB-code register van Vektis. Doordat gegevens automatisch worden aangevuld, verbetert het de kwaliteit van de huidige lijst met professionele contacten.

Wijzigingen vanuit het AGB-register (zoals nieuwe contacten of gewijzigde gegevens) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met de professionele contacten in Ons.

Uit Vektis worden op basis van de AGB-code de volgende velden opgehaald voor een zorgverlener: naam, geslacht, AGB-code, geldigheid AGB-code, kwalificaties, en relaties met vestigingen. Voor vestigingen zijn dit de velden: naam, AGB-code, geldigheid AGB-code, zorgsoort, adres, contactgegevens, en relaties met zorgverleners.

Voor de migratie is het enkel van belang dat de naam en AGB-code klopt; de andere gegevens worden overschreven. Onder de vraag 'Welke velden komen automatisch mee uit het AGB-code register?' lees je welke velden vanuit Vektis overschreven worden. Tijdens de migratie halen wij deze velden op basis van de AGB-code op, en overschrijven wij de bestaande velden van een contact. 

Professionele contacten die niet gemarkeerd zijn voor automatische migratie, worden uiteindelijk gemigreerd als contact zonder AGB-code. Zo blijft belangrijke informatie, zoals gekoppelde cliënten, behouden. Dat betekent wel dat je het contact  mogelijk handmatig moet herstellen om deze weer correct te maken.

Op dit moment is dit nog niet volledig uitgewerkt. We onderzoeken of, en hoe, cliëntkoppelingen automatisch kunnen worden beëindigd als er een einddatum bekend is. Dit zal in een latere fase van de ontwikkeling worden uitgedacht. Wel is het onze intentie om een einddatum vanuit Vektis over te nemen indien deze aanwezig is. Daarnaast is het mogelijk om als organisatie zelf een einddatum op een contact in te stellen.

Het is onze intentie om een vorm van signaleringen te ondersteunen, echter is nog niet voldoende uitgedacht op welke plekken de signaleringen zichtbaar zijn en waarop precies gesignaleerd gaat worden. Een voorbeeld hiervan is het signaleren dat een einddatum van een professioneel contact nadert, zowel bij de cliënt als in het beheeroverzicht.

We zien twee verschillende vormen van het inzichtelijk maken van historie:

• Historie bij een professioneel contact, zoals 'bijgewerkt vanuit het AGB-register op datum x' of 'aanvullende contactgegevens toegevoegd door medewerker x'.
• Historie op cliëntkoppeling niveau, zoals inzicht in de periode waarin een professioneel gekoppeld was bij de betreffende cliënt.

Alle verlopen professionele contacten (met een einddatum in het verleden) zijn terug te vinden in een archief in het beheeroverzicht.

Na de migratie maken we geen verschil meer tussen actieve en inactieve categorieën. In plaats daarvan krijgt elk contact een geldigheid met een begindatum en een einddatum. De einddatum kun je zelf invullen. Soms wordt deze door Vektis ingevuld wanneer een AGB-code stopt. Tijdens de migratie krijgen alle professionele contacten die nu in een inactieve categorie zitten, een einddatum. Dat betekent dat dit contact niet meer aan cliënten gekoppeld kan worden, net zoals nu bij een inactieve categorie. Is een professioneel contact al gekoppeld aan cliënten? Dan krijgt ook die koppeling een einddatum. Daarmee stopt de koppeling, maar de geschiedenis blijft inzichtelijk.

Ben je contacten aan het opruimen en wil je sommige alleen nog bewaren voor de historie? Zet ze dan nu in een inactieve categorie.

Na de migratie kun je een professioneel contact met een einddatum weer actief maken.

Voor contacten met een AGB-code zijn na de migratie de categorieën vanuit het AGB-code register leidend. Je kunt hier dus geen categorieën op inactief zetten of deze bewerken. Voor contacten zonder AGB-code blijft het mogelijk om verschillende categorieën aan te maken. Je kunt straks bij een contact zonder AGB-code maximaal 2 categorieën toewijzen.

Bij het koppelen van een professioneel contact aan een cliënt is het straks niet langer noodzakelijk om eerst een categorie te kiezen. Je kan bijvoorbeeld direct op naam een professioneel contact zoeken.

Het is straks mogelijk om per cliëntkoppeling een begindatum en eventueel een einddatum in te voeren. Bestaande cliëntkoppelingen hebben op dit moment nog geen geldigheid. Wanneer deze cliëntkoppelingen gemigreerd worden, komt er een geldigheid te hangen aan de cliëntkoppeling. We zijn nog aan het uitdenken hoe we deze geldigheid na de migratie vorm kunnen geven. De begindatum laten we mogelijk leeg in het scherm, zodat we geen 'foutieve' informatie tonen. Op de achtergrond zullen we dan een fictieve begindatum hanteren, zodat de koppeling als 'actief' gekenmerkt wordt. Een andere optie die we overwegen is om de datum van migratie als begindatum van de cliëntkoppeling. De einddatum bij de cliëntkoppeling zullen we standaard leeglaten, mogelijk tenzij er vanuit het AGB-code register een einddatum is gevuld bij het professionele contact.

Categorieën van contacten zonder AGB-code blijven handmatig instelbaar en zijn te wijzigen. Je kunt dus ook bestaande categorieën overschrijven of verwijderen. Wel moet een contact altijd aan minstens 1 categorie gekoppeld zijn.

Maak je geen zorgen: de koppeling tussen Ons® Medicatie en FarMedRx blijft ook tijdens en na de migratie van professionele contacten gewoon functioneren.

De technische migratie heeft geen impact op het gebruik van Ons Medicatie of de medicatieverstrekking aan cliënten. Zolang het oude datamodel naast het nieuwe beschikbaar is, blijven alle bestaande koppelingen en API’s werken zoals je gewend bent.

Professionele contacten die er nu dubbel instaan, zowel onder de categorie 'Huisarts' (conform Vektis) als onder de categorie 'Apotheker' worden allebei gemigreerd. Het contact onder de categorie 'Apotheker' wordt gemigreerd als contact zonder AGB-code, maar de AGB-code blijft op de achtergrond opgeslagen in het oude (huidige) datamodel.

Intussen werken we samen met het Ons Medicatie-team aan een structurele aanpak om het beheer van functionaliteiten (zoals het vastleggen van de bron van medicatie) binnen Ons Medicatie onder te brengen. Totdat deze aanpassingen gereed zijn, zorgen wij ervoor dat het oude datamodel beschikbaar blijft, zodat de koppeling ongewijzigd blijft functioneren.

Je hoeft als organisatie dus géén actie te ondernemen om Ons Medicatie of de FarMedRx-koppeling tijdens de migratie te blijven gebruiken.