Voor Wmo- en Jw-financiering zijn standaard financieringsstromen in de applicatie beschikbaar. De specifieke producten daarbinnen, moeten volgens een aantal stappen handmatig ingericht worden. De stappen voor WMO en JW zijn identiek: de WMO wordt in deze handleiding als voorbeeld gebruikt.
Benodigde autorisatie
Taak: Applicatie instellingen beheren
Voorwaarde en aandachtspunten bij productinrichting
Debiteurinrichting
Voordat producten bij een gemeente aangemaakt kunnen worden, moet de gemeente als debiteur zijn toegevoegd. Zie daarvoor Debiteuren beheren. Zodra de gemeente bestaat, kun je een product toevoegen.
Gebruik van de Naar rato-methode
Bij het declareren via de WMO323- en JW323-standaard mag naar rato gedeclareerd worden. Het kan zijn dat dit ook naar rato per week gedeclareerd mag worden in het geval er sprake is van een overgang in de 4-wekelijkse periode. Er is een instelling bij de productconfiguratie van WMO- en JW-producten beschikbaar die dit mogelijk maakt; naar rato per week. Deze optie is zichtbaar indien gedeclareerd wordt in perioden of weken en gedeeltelijk declareren is ingeschakeld.
Stel er wordt in meerdere periodes bij een cliënt zorg geleverd. De toewijzing gaat 4 dagen in voordat de periode eindigt:
Indien naar rato per dag gedeclareerd mag worden, geldt: 4/28e deel van het periodebedrag.
Indien een week per week gedeclareerd mag worden, geldt: 1/4e deel van het periodebedrag. 1/4e zal een hoger bedrag geven dan 1/28e deel. Standaard staat de optie ingesteld op 'naar rato per dag'.
Vanaf januari 2021 wordt de Wmo303- en Jw303-standaard vervangen door de WMO323- en JW323-standaard. Daarbij bestaat de naar-ratomethode niet meer uit 4-wekelijkse periodes, maar uit maanden.
Productinrichting: te nemen stappen
Ga in Ons Administratie naar Beheer > Instellingen > Financieringsstromen.
Onder de 'Vooraf ingestelde financieringsstromen' staan de JW en WMO 2015. Om de producten binnen een van deze stromen aan te passen, klik je op het potloodje achter de financieringsstroom.
Alle gemeentes die als debiteur zijn toegevoegd, staan in de lijst. Het aantal ingestelde producten per gemeente staat achter de naam. Als er producten bij een gemeente staan ingesteld, kun je op de naam klikken om de producten te bekijken.
Klik op de knop Product toevoegen om een nieuw product aan te maken.
Er verschijnt een venster met de instellingen voor het nieuwe product:
Beschrijving/Korte beschrijving: de verkorte beschrijving wordt door de gemeente gespecificeerd. Bij beschrijving kan een tekst gekozen worden die makkelijker herkenbaar is.
Categorie: de categorie kan gekozen worden uit de categoriënlijst voor WMO of JW.
Productcode: wordt door de gemeente vastgesteld.
Importcode: (optioneel) kan gebruikt worden als je later bestanden wil importeren. Zie daarvoor Gegevens importeren via XML-bestanden.
Declareren in: met deze optie is de gewenste declaratie-eenheid te selecteren zoals die met de gemeente is afgesproken. De optie die hier geselecteerd wordt, is van belang voor de beschikbaarheid van vervolgopties. Afhankelijk van de gekozen optie zijn er vier mogelijke situaties.
Dagen (14), Dagdelen (16), Minuten (01) of Uren (04): geen extra invoervelden.
Weken, Maanden of Perioden: de geldigheid van deze declaratie-eenheden is als volgt:
Maanden: mag wel worden toegewezen
Weken: mag per 1 april 2019 niet meer worden toegewezen
Perioden: mag per 1 januari 2021 niet meer worden toegewezen
De declaratie-eenheid is standaard euro's (83). De eenheden kunnen worden vastgelegd t.b.v. producten met deze frequenties in de toewijzing en gebruikt in combinatie met het vinkje t.b.v. stuks of euro's als declaratie-eenheid (zie hieronder).
Automatische declaraties vanaf: geef hier de begindatum aan vanaf wanneer op basis van de zorgregels, automatisch declaraties gemaakt moeten worden. De declaratie is dan nog niet zichtbaar bij het overzicht van de cliënt, maar is wel in het systeem aanwezig.
Gedeeltelijke declaratie vanaf: vanaf de hier ingevulde datum kan het product ook gedeeltelijke gedeclareerd worden.
Naar-rato-methode (alleen bij gedeeltelijke declaratie van weken of perioden): zie 'Gebruik van de Naar rato-methode' bovenaan de pagina.
Wijzigingen na januari 2021:
Vanaf januari 2021 bestaat de naar-ratomethode niet meer uit 4-wekelijkse periodes, maar uit maanden naar rato per dag.
Stuks (82): het veld 'Automatische declaraties vanaf' verschijnt. Geef hier de begindatum aan vanaf wanneer op basis van de zorgregels, automatisch declaraties gemaakt moeten worden. Let op: stel ook de algemene facturatie-instellingen goed in Algemene facturatie- en declaratie-instellingen toegelicht.
Wijzigingen na januari 2021:
Vanaf januari 2021 wordt Stuks (82) opgesplitst in Stuks (inspanning) (84) en Stuks (output) (82).
Bij de keuze voor Stuks (output) (82) verschijnt de optie Declaratiemoment met keuzes voor het begin of einde van de periode of per eenheid. Deze eenheid wordt voornamelijk gekozen bij een toewijzing met een traject (Totaal binnen geldigheidsduur toewijzing).
Een toewijzing met de eenheid Stuks (inspanning) (84) is gekoppeld aan een tijdseenheid. Veelal is deze tijdseenheid groter dan een dag (week/maand) en dan is het ook mogelijk om de opties Automatische declaraties vanaf of Periodieke declaraties toestaan te gebruiken in combinatie met de aangegeven frequentie bij de optie Declareren in.
Als een product met de configuratie Stuks (inspanning) aan een aanvullende dienst wordt toegevoegd, komt het veld Aantal beschikbaar.
Euro's (83)
Het veld Verdelingspercentage verschijnt. Het eerste percentage wordt bij aanvang gedeclareerd, het tweede percentage aan het einde van de periode. Ook verschijnt het veld Percentage-gebaseerde bedragen als je via het handje met geld bij de beschikking details van de cliënt naar de betreffende aanvullende dienst gaat.
Het veld Declaratiemoment verschijnt. Omdat de declaratie altijd aan het begin en eind van de periode zal zijn, kan deze optie op 'Aan het eind van de periode' blijven staan.
Zet een vinkje bij de optie Periodieke declaraties toestaan.
Declareer in perioden voorafgaand aan 2021: schakel deze optie in om zorgperiodes te declareren van vóór 1-1-2021.
Gebruik aanleverperiode Declaratie per zorgperiode voor 1 januari 2021: schakel deze optie in om producten, ongeacht de huidige periodeinrichting, vóór 1-1-2021 in perioden te boeken.
Periode in export inkorten als de declaratie later begint of eerder eindigt vanaf: op deze plek kan ingesteld worden of bij de WMO-declaratie, ook de daadwerkelijke begindatum van de declaratie (zoals ingevuld via de declaratie-tijdlijn bij de cliënt) meegenomen wordt in de export. Wanneer dit niet is ingevuld, wordt gedeclareerd over de periode die als aanleverperiode is ingesteld (bijvoorbeeld maand).
Gemeente: kies de gemeente. Alleen gemeentes die als debiteur zijn aangemaakt zijn te selecteren. Zie daarvoor Debiteuren beheren.
Begindatum/Einddatum: kies de geldigheidsdatums van het product. De einddatum is optioneel.
Periodieke declaraties toestaan: bij deze optie kun je Stuks (output) en Stuks (inspanning) selecteren.
Hiermee stel je in dat er via een periodieke declaratie binnen het iWmo berichtenverkeer gedeclareerd kan worden. Het te declareren product verschijnt hierdoor in het dropdown-menu van de aanvullende diensten bij 'Declaraties en aanvullende diensten' bij de cliënt. Hierdoor verschijnt het handje met geld zodat vanuit de toewijzing direct de periodieke declaratie kan worden aangemaakt.
De optie 'Negeer zorgregel registraties' verschijnt. Wanneer een product periodiek gedeclareerd wordt, is het niet meer nodig tijdsregistraties hiervoor aan te maken. Het kan echter wel wenselijk zijn om deze tijd te registreren. Om te voorkomen dat zowel de periodieke declaraties, als de geregistreerde zorgregels (dus dubbel) gedeclareerd worden, kan een datum ingevuld worden vanaf wanneer de registraties genegeerd mogen worden bij het maken van een declaratie-export. Vanaf deze datum komen alleen de periodieke declaraties naar voren in de declaratie-export. Alle registraties met uursoorten die in de uursoortfinancieringinstellingen zijn gekoppeld aan dit product zullen dan worden genegeerd.
De optie 'Alleen declareren van verblijf' wordt vervolgens zichtbaar. Deze optie moet ingeschakeld zijn als de Verblijfsfunctionaliteit gebruikt wordt.
Zorgregels worden genegeerd als voor het te declareren product over dezelfde periode een periodieke declaratie is ingevoerd.
ZZP-prestatie: als het een ZZP-prestatie betreft, kun je het vinkje aanzetten.
Aanleverperiode: kies de aanleverperiode. De te kiezen periode hangt af van de afspraak met de gemeente.
Standaard staat deze optie ingesteld op: Declaratie per declaratieperiode, behoud start/einddatum zorg (splits ook binnen eenheden van week of maand).
De optie Declaratie per zorgperiode is voor producten met een ingangsdatum vanaf 2021 niet meer geldig, omdat producten vanaf dan niet meer in periodes mogen worden toegewezen.
Declaraties zonder productlegitimatie toestaan: geef aan of het product ook gedeclareerd mag worden als in de legitimatie niet expliciet is aangegeven dat dit product ook gedeclareerd mag worden. Dit kan het geval zijn bij producten zoals vervoer.
Één stuk per opgegeven declaratie-eenheid declareren: deze keuze resulteert in de declaratie-eenheid 82 Stuks.
Gebruik je deze optie in combinatie met Periodieke declaraties toestaan of Automatische declaraties vanaf, dan kun je een WMO- of JW-product als 1 stuk per week, maand of periode declareren. Het is ook mogelijk om meerdere stuks per week, maand of periode te declareren. Dit afwijkende aantal dient vanuit het cliëntoverzicht bij de betreffende declaratie onder Declaraties en aanvullende diensten aangegeven te worden.
Declareer in euro's per opgegeven declaratie-eenheid: deze keuze resulteert in de declaratie-eenheid 83 Euro's.
Gebruik je deze optie in combinatie met Periodieke declaraties toestaan of Automatische declaraties vanaf, dan kun je een WMO- of JW-product als 1 eenheid euro's per week, maand of periode declareren.
Gebruik regieberichten voor het bepalen van de productperiode in declaraties: schakel deze optie in om de regieberichten de basis te laten zijn voor de productperiode, in plaats van invulinstructie IV089. Gebruik deze functionaliteit als er individuele contracten zijn met gemeentes over de aan te leveren productperiode.
Door deze aanpassing kunnen crediteringen ontstaan als het product eerder is aangeleverd in een eerdere declaratie, en deze is goedgekeurd en de productperiode verandert. Dit is dan vaak de maand waar de toewijzing is begonnen en er eventueel later dan de ingangsdatum een startbericht is aangemaakt. Bij andere maanden wordt de productperiode niet aangepast.
Negeer indirecte en/of reistijd vanaf (vanaf versie 2024.9.0 beschikbaar) : vanaf deze datum worden registraties die gekenmerkt zijn als indirect en/of reistijd en bij een cliënt zijn geregistreerd, genegeerd.
Welk type moet genegeerd worden (vanaf versie 2024.9.0 beschikbaar) : Het is nu mogelijk om per gemeente, per product voor de jeugdwet en WMO in te stellen of indirecte tijd en/of reistijd wel of niet declarabel is. Selecteer hier het type registraties die genegeerd moeten worden. Als een type tijd (zoals indirecte tijd en/ of reistijd) als niet-declarabel wordt gemarkeerd, zullen deze registraties niet meer worden meegenomen in de exports. Let op: Deze instelling kan met terugwerkende kracht effect hebben. Dus pas deze nooit zomaar aan. Ook werkt deze optie niet zonder bovenstaande datum in te vullen.
Klik op Opslaan om het product voor die gemeente aan te maken.
