Omdat het ontbreken van factuurregels van veel factoren afhankelijk is en daarom een lange zoektocht naar de oorzaak kan opleveren, kan deze handleiding gebruikt worden om de oorzaak te achterhalen. Onderstaand zijn een aantal stappen uitgewerkt. Begin bij de eerste stap. Is de oorzaak in deze stap beschreven, los dan het probleem bij de betreffende stap op en probeer het opnieuw. Is de oorzaak niet beschreven, ga dan naar de volgende stap.
Fiatteren
Controleer of de zorgregels die gedeclareerd moeten worden, ook gefiatteerd zijn. Alleen gefiatteerde regels worden verwerkt. Zie Zorgregels fiatteren voor meer informatie.
Is de zorg aangevangen?
Binnen de WLZ is het sinds 01-04-2018 verplicht om eerst de zorg aan te vangen middels een MAZ-bericht bij het zorgkantoor. Indien er nog geen MAZ-bericht is aangemaakt binnen Ons, zal de geregistreerde zorg of ZZP-declaratie ook niet in de declaratie terecht komen. Controleer of er vanuit de toewijzing wel een MAZ-bericht is aangemaakt. Dit geldt enkel binnen de WLZ. Let op: Het ontbreken van een MAZ leidt ook tot ongelegitimeerde zorg in bv de Cockpit.
Controleer de uitvallijst
Controleer of de regel voorkomt op de uitvallijst. Bij elke financiële export en factuurrun wordt in het Excel-tabblad aangegeven of regels die in aanmerking komen voor export, fouten bevatten. Als dat het geval is, wordt de regel niet geëxporteerd. Komt de cliënt voor op de uitvallijst?
Bekijk dan wat daarvan de reden is en herstel de oorzaak. Zie Uitvallijst toegelicht voor de meest voorkomende uitvalredenen.
Legitimatie en declaratie-export/factuur
Controleer of de zorglegitimatie van de cliënt overeenkomt met wat gedeclareerd/gefactuurd zou moeten worden. Doe dit aan de hand van de volgende criteria:
Controleer of de juiste zorglegitimatie wordt gedeclareerd.
Voorbeeld: een ZVW AW319 declaratie uitvoeren terwijl de cliënt alleen een WMO-toewijzing heeft, zal niet succesvol zijn.
Controleer bij de cliënt of de zorglegitimatie geldig is ten tijde van de periode waarover de export wordt gedaan.
Voorbeeld: de export wordt gedaan over juli, terwijl de legitimatie geldig is tot en met juni.
Controleer bij de cliënt of de producten in de zorglegitimatie geldig zijn ten tijde van de periode waarover de export wordt gedaan.
Voorbeeld: de export wordt gedaan over juli, waarbij ook de gehele zorglegitimatie geldig is in juli, maar het specifieke product geldig is tot en met juni.
Controleer of de debiteur gevuld is indien het een handmatig toegevoegde zorglegitimatie betreft.
Bekijk zorgvuldig de geldigheidsdatums en de geschiedenis van de zorglegitimatie(s) en onderliggende producten.
Uren (zorgregels) of aanvullende diensten (periodieke declaraties)
Controleer wat er wordt geregistreerd: zorgregels(uren) of aanvullende diensten (periodieke declaraties).
Zorgregels bij een cliënt kan je inzien onder 'Corrigeer de zorgregels'.
Aanvullende diensten kan je inzien onder 'Declaraties en aanvullende diensten'.
Uren (zorgregels)
Controleer de zorgregels bij de cliënt. Zijn deze aanwezig? Zo niet: registreer en fiatteer deze.
Financiering van de uursoort
Controleer of de geregistreerde uursoort is gekoppeld aan de financieringsstroom die gelegitimeerd is bij de betreffende cliënt. Kijk ook goed naar het bijbehorende product(en) onder de zorglegitimatie.
Bekijk het zorgarrangement van de cliënt. Kan de koppeling worden gelegd met het geregistreerde uursoort en de bij de cliënt aanwezige zorglegitimatie(s)?
Indien de koppeling niet kan worden gelegd (Geen zorglegitimatie), controleer of de uursoort eventueel ongelegitimeerd gedeclareerd mag worden.
Aanvullende diensten (periodieke declaraties)
Controleer of de aanvullende dienst (periodieke declaraties) is ingevoerd bij de cliënt over de geselecteerde periode. Is deze aanwezig? Zo niet, vul deze alsnog in. Zo wel, heeft de aanvullende dienst wel de benaming van de financieringsstroom die je verwacht?
Voorbeeld: alarmering is veelal een 'aanvullende dienst' en zal niet onder de WMO 2015 worden gefinancierd.
Exportprofiel / Factuurprofiel
Afhankelijk van het feit of de declaratie volgens declaratiestandaarden (WMO, AW319, etc.) of een handmatige factuur (PGB, particulier, etc) wordt gegenereerd, kunnen volgende stappen afwijken.
Filter
Controleer of het juiste filter is geselecteerd in het export/factuurprofiel. Vaak is de benaming van het filter vergelijkbaar met de benaming van het exportprofiel. Voorbeeld: De benaming van het filter is AW319 ZVW WV, maar de benaming van het exportprofiel is WMO 2015.
Twijfel je of er een ander filter is gebruikt bij de betreffende export/factuurprofiel in het verleden? Kijk dan naar eerder uitgevoerde exports van dit export/factuurprofiel in het kopje Toon rapport. Hierin kan je terugzien met welk filter de export of factuurrun is gegeneerd.
Controleer het export-/factuurprofiel
Wordt er gebruik gemaakt van een declaratiestandaard (AW319, WMO303, JW303 etc.) of handmatige facturatie (PGB, aanvullende diensten etc.)?
Exportprofiel
Controleer het declaratietype.
Voorbeeld: Indien Wet Langdurige Zorg is geselecteerd terwijl Wijk Verpleging geëxporteerd dient te worden.
Controleer of er sprake is van een koepelcode en of dat ook het geval moet zijn. Als laatstgenoemde het geval is, controleer of de koepelcode is verwijderd uit het exportprofiel.
Controleer of er specifieke debiteuren geëxporteerd dienen te worden. Het kan voorkomen dat de betreffende debiteur onterecht is uitgesloten om te exporteren.
Controleer het veld Alleen de volgende AGB-codes exporteren. Dit veld kan ervoor zorgen dat bepaalde regels niet mee gaan als ze onder een andere AGB-code vallen.
Factuurprofiel
Controleer de te exporteren registraties. Het kan voorkomen dat je zorgregels registreert maar hier 'Periodieke declaraties' hebt geselecteerd.
Controleer of er specifieke debiteuren geëxporteerd dienen te worden (debiteurenselectie). Het kan voorkomen dat de betreffende debiteur is uitgesloten om te exporteren.
Controleer de geselecteerde debiteurgroep.
Voorbeeld: Het kan voorkomen dat je een factuur voor een gemeente (als debiteur) verwacht maar de debiteurgroep staat op 'Cliënt'.
Controleer het veld Alleen de volgende AGB-codes exporteren. Dit veld kan ervoor zorgen dat bepaalde regels niet mee gaan als ze onder een andere AGB-code vallen.
In de regel geldt; eenmalig inrichten en daarna niet meer aanpassen.
Aanvullende tips
Als je de afkeurreden wilt onderzoeken, kun je zowel declaratiebestanden (die gegenereerd zijn in Ons) als retourbestanden binnen Ons inlezen met de optie Toon de inhoud van het bericht en verwerk de inhoud nog niet. Op deze manier worden zowel de declaratiebestanden als retourberichten leesbaarder weergegeven (geldt voor .asc-bestanden). Je activeert deze optie via .
Controleer of het om een geheime cliënt gaat. Deze cliënten komen namelijk niet mee in de Wmo-/Jw-exports. Zie Cliëntpersonalia bewerken voor meer informatie.
Kopieer de omgeving naar de testomgeving en probeer wijzigingen eerst daarin uit.
Ga alle stappen stuk voor stuk door en controleer stap voor stap alle details. Pas als het allemaal klopt, ga dan door naar de volgende stap.
Als je er niet uit komt, vraag dan hulp aan je Businesspartner.
