De Planhulp neemt allerlei verschillende zaken mee in de afweging om plankaartjes bij medewerkers in te plannen. Hieronder proberen we wat inzichten te geven in welke factoren allemaal worden meegenomen in deze berekening en hoe zwaar deze wegen.
Restricties
De Planhulp kent twee soorten restricties: harde beperkingen en strafpunten. Hieronder worden beide uitgebreid beschreven.
Een voorbeeld van harde beperkingen en strafpunten: De Planhulp kan geen plankaartjes inplannen bij ondergekwalificeerde medewerkers.
Harde beperkingen
Onderstaande restricties kunnen nooit voorkomen:
Onderkwalificatie
De Planhulp kan geen plankaartjes inplannen bij een medewerker die ondergekwalificeerd is.
Opmerking: Wanneer een plankaartje al wel is toegewezen aan een ondergekwalificeerde medewerker kan dit zo blijven. De Planhulp zal nooit nieuwe situaties creëren waar dit het geval is.
Plankaartje is vastgezet op een vaste dag van de week, een ochtend/middag blok of medewerker
In sommige gevallen kunnen plankaartjes worden 'vastgezet'. Wanneer een plankaartje bijvoorbeeld op meerdere dagen in de week voorkomt, wordt deze vastgezet op de dagen van de week.
We zetten meerdere plankaartjes op de dag vast om te voorkomen dat de Planhulp deze allemaal achter elkaar zet op dezelfde dag om de reistijd te verminderen.
Strafpunten
De Planhulp kent ook een aantal restricties die liever niet voor mogen komen, maar wel mogelijk zijn. Je kunt deze restricties ook wel zien als een soort 'strafpunten'. Hoe meer strafpunten een planning heeft, hoe slechter hij is. Waar harde beperkingen heel zwart/wit zijn, zijn strafpunten wat ingewikkelder en genuanceerder.
Wat de Planhulp eigenlijk constant doet is een afweging maken tussen een plankaartje inplannen of uitplannen. Hierbij probeert de Planhulp zoveel mogelijk plankaartjes in te plannen, maar dit kan niet eindeloos. De Planhulp zal geen plankaartjes inplannen wanneer dit meer strafpunten oplevert dan niet inplannen.
Sommige van deze strafpunten worden berekend aan de hand van bijvoorbeeld de combinatie reistijd en zorgtijd. Het is daarom heel lastig te zeggen of het een of het ander zwaarder weegt: het is het samenspel van de strafpunten wat sommige situaties wel of sommige niet wenselijk maakt. We hebben de strafpunten ingedeeld in drie groepen: zwaar, middel en licht.
Zware strafpunten
De onderstaande strafpunten worden erg zwaar meegenomen. In de praktijk zal het dus bijna niet voorkomen dat bijvoorbeeld een ongewenste combinatie wordt ingepland.
Ongewenste combinaties
Ongewenste combinaties zijn vrij in te richten per organisatie. Een veelgehoorde ongewenste combinatie is bijvoorbeeld een cliënt waar in huis gerookt wordt en een medewerker met astma. Wanneer dit is ingericht zorgt de Planhulp er voor dat deze ongewenste combinaties niet worden overtreden. Zie Ongewenste combinaties vastleggen voor meer informatie.
Ongewenste relaties
Wanneer de medewerker een ongewenste relatie heeft met een cliënt, zal de Planhulp hier rekening mee houden. Zie Cliënt-medewerkerrelaties in Ons Administratie toegelicht voor meer informatie.
Medewerkerbeschikbaarheid
Net zoals bij het normale plannen in het Blokplanscherm houdt de Planhulp rekening met de beschikbaarheid van de medewerkers.
We zijn aan het onderzoeken of we hier nog een klein beetje marge op willen geven. Bijvoorbeeld wanneer er twee plankaartjes zijn van 2 uur, met daar tussen 4 minuten reistijd, zou je die wel in een beschikbaarheid van 4 uur willen plannen.
Cliënt-onbeschikbaarheid
De Planhulp gaat er vanuit dat de cliënt altijd beschikbaar is, maar houdt wel rekening met cliënt-onbeschikbaarheid.
Voorkomen van meer dan 120% van het contract (WAB)
De Planhulp ziet meer werken dan 120% van het contract als een zware overtreding. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers structureel te veel boven het contract werken (Wet Arbeidsmarkt in Balans).
Middel zware strafpunten
De onderstaande strafpunten worden middel zwaar meegenomen. In tegenstelling tot de zware strafpunten zijn deze strafpunten wel op volgorde van zwaarte gesorteerd. In de praktijk zullen deze strafpunten altijd voorkomen, maar de Planhulp probeert deze strafpunten zo laag mogelijk te houden.
Reistijd
De Planhulp kent twee soorten reistijd. Reistijd tussen de zorgmomenten en woon-werkverkeer. Deze beide soorten van reistijd worden gelijk behandeld.
Reistijd tussen zorgmomenten en woon-werkverkeer van de medewerker naar de zorgmomenten
De Planhulp berekent de reistijd tussen alle cliënten en medewerkers en probeert hier overal de reistijd zoveel mogelijk te verkorten.
Als er tussen zorgmomenten meer dan drie uur wachttijd zit wordt er geen werkverkeer gerekend volgens de CAO. Om deze reden wordt woon-werkverkeer even zwaar gerekend: het voorkomt dat de Planhulp diensten gaat opbreken om de cao te omzeilen.
Uitnutting van het contract (min/max)
De Planhulp probeert contracten zo goed mogelijk uit te nutten, zodat iedereen de uren kan werken die gewerkt moeten worden volgens het contract.
Contract-uitnutting worden minder zwaar meegenomen dan reistijd. Dit doet de Planhulp om te voorkomen dat iemand vanuit Groningen naar Maastricht rijdt om zo toch aan zijn contracturen te komen; bij overbezetting worden er geen onnodige reisbewegingen gepland om aan de contract-uren te voldoen.
Lichte strafpunten
De onderstaande restricties worden meegenomen, maar wegen niet heel zwaar. Wanneer twee medewerkers nagenoeg vergelijkbaar zijn, kan dit wel de doorslag geven om voor de een of de ander te kiezen. Er wordt ook rekening gehouden met het aantal verschillende medewerkers per cliënt en met de uurlonen van de medewerkers op inzet boven contract (optioneel).
Bekenden van de cliënt
Wanneer een medewerker een vastgelegde positieve relatie heeft met de cliënt, of hen minstens 3x heeft bezocht in het afgelopen half jaar, krijgt deze medewerker voorrang op andere medewerkers.
