De Planhulp neemt allerlei verschillende zaken mee in de afweging om plankaartjes bij medewerkers in te plannen. Hieronder proberen we wat inzichten te geven in welke factoren allemaal worden meegenomen in deze berekening en hoe zwaar deze wegen.
Restricties
De Planhulp gebruikt twee soorten restricties: harde beperkingen en strafpunten. Door zorgmomenten in het planbord te verplaatsen, probeert de Planhulp het aantal strafpunten zo laag mogelijk te houden. Daarbij houdt het altijd rekening met wat is toegestaan volgens de harde beperkingen. Hieronder lees je meer over beide restricties.
Een voorbeeld van harde beperkingen: De Planhulp kan geen plankaartjes inplannen bij niet gekwalificeerde medewerkers. Een voorbeeld van strafpunten: Wanneer er reistijd is dan wordt dit meegenomen als strafpunt. Dit wordt gedaan om de hoeveelheid reistijd per medewerker tussen cliënten zoveel mogelijk te minimaliseren.
Harde beperkingen
Onderstaande restricties kunnen nooit voorkomen:
Niet gekwalificeerd
De Planhulp kan geen plankaartjes inplannen bij een medewerker die niet gekwalificeerd is voor dit zorgmoment.
Vastgezette plankaartjes
Een plankaartje is vastgezet op een vaste dag van de week, een ochtend/middag blok of medewerker.
In sommige gevallen kunnen plankaartjes worden 'vastgezet'. wanneer een cliënt meerdere zorgmomenten in de week heeft, dan worden die plankaartjes vastgezet op de dag waarop ze voorkomen.
Strafpunten
De Planhulp houdt ook rekening met restricties die niet wenselijk zijn, maar wél kunnen voorkomen. Deze restricties noemen we strafpunten. Hoe meer strafpunten een planning heeft, hoe slechter die wordt beoordeeld.
Waar harde beperkingen zwart wit zijn, zijn strafpunten juist genuanceerder. De Planhulp maakt voortdurend een afweging tussen het wel of niet inplannen van een plankaartje. Daarbij probeert het zoveel mogelijk plankaartjes in te plannen, maar dat kan niet onbeperkt. Als het inplannen van een plankaartje meer strafpunten oplevert dan het overslaan ervan, dan kiest de Planhulp ervoor om het plankaartje niet in te plannen. Denk bijvoorbeeld aan situaties met extra reistijd of te veel overuren.
Sommige strafpunten worden bepaald op basis van een combinatie van factoren, zoals reistijd en zorgtijd. Daardoor is het lastig te zeggen welk aspect zwaarder weegt. Het gaat om het totaalbeeld: het samenspel van strafpunten bepaalt of een planning wenselijk is of niet.
We verdelen de strafpunten in drie categorieën: zwaar, middel en licht.
Zware strafpunten
De onderstaande strafpunten wegen zwaar mee. In de praktijk zal de Planhulp daarom zelden een ongewenste combinatie inplannen.
Ongewenste combinaties
Ongewenste combinaties zijn vrij in te richten per organisatie. Een veelgehoorde ongewenste combinatie is bijvoorbeeld een cliënt waar in huis gerookt wordt en een medewerker met astma. Wanneer dit is ingericht zorgt de Planhulp er voor dat deze ongewenste combinaties niet worden overtreden. Zie Ongewenste combinaties vastleggen voor meer informatie.
Ongewenste relaties
Medewerkerbeschikbaarheid
Net zoals bij het normale plannen in het Blokplanscherm houdt de Planhulp rekening met de beschikbaarheid van de medewerkers.
De Planhulp houdt rekening met een marge van 10 minuten rond de beschikbaarheid van medewerkers. Zo voorkomt het onnodige blokkades. Dankzij deze marge kunnen bijvoorbeeld twee diensten van elk 2 uur, met 4 minuten reistijd ertussen, toch worden ingepland binnen een beschikbaarheid van precies 4 uur.
Cliënt-onbeschikbaarheid
De Planhulp houdt rekening met de onbeschikbaarheid op cliënt niveau. De beschikbaarheid van de cliënt wordt niet gebruikt, om de administratieve last rondom het vastleggen van de cliënt-beschikbaarheid zo laag mogelijk te houden. Dit voorkomt dat medewerkers boven de 120% van hun contracturen werken, zoals bepaald in de WAB-regel.
De Planhulp beschouwt het werken boven 120% van het contract als een overtreding. De wettelijke grens ligt op 130%, maar we hanteren 120% als veiligheidsmarge. Zo voorkomen we dat medewerkers door incidentele wijzigingen tóch boven de 130% uitkomen.
Toelichting: Bij meer dan 130% op jaarbasis moet de werkgever over alle gewerkte uren een hogere WW-premie betalen (Wet Arbeidsmarkt in Balans).
Middel zware strafpunten
De onderstaande strafpunten worden middel zwaar meegenomen. In tegenstelling tot de zware strafpunten zijn deze strafpunten wel op volgorde van zwaarte gesorteerd. In de praktijk zullen deze strafpunten altijd voorkomen, maar de Planhulp probeert deze strafpunten zo laag mogelijk te houden.
Ongeplande zorg
De Planhulp rekent strafpunten voor ongeplande plankaartjes. Hierdoor is het goed om plankaartjes waar mogelijk in te plannen. Wanneer het inplannen te veel reistijd zou veroorzaken, of er te veel buiten het contract van een medewerker wordt getreden, weegt het inplannen niet op tegen de negatieve gevolgen. Het is dan beter om de zorg niet aan de betreffende medewerker toe te wijzen, maar aan iemand anders.
Reistijd
De Planhulp kent twee soorten reistijd. Reistijd tussen de zorgmomenten en woon-werkverkeer.
Reistijd tussen zorgmomenten en woon-werkverkeer van de medewerker naar de zorgmomenten
De Planhulp berekent de reistijd tussen alle cliënten en medewerkers en probeert hier overal de reistijd zoveel mogelijk te verkorten.
Als er tussen twee zorgmomenten minstens drie uur zit tussen de eindtijd van het eerste en de starttijd van het volgende moment, dan telt dit volgens de cao niet als reistijd. Daarom telt woon werkverkeer even zwaar mee. Zo voorkomt de Planhulp dat diensten bewust worden opgeknipt om de cao te omzeilen.
Benutten van contracturen (min/max)
De Planhulp probeert contracturen zo goed mogelijk te benutten, zodat medewerkers werken volgens hun contract. Daarbij maakt het systeem onderscheid tussen medewerkers met en zonder nulurencontract.
Door de onderlinge verhouding van strafpunten is het gunstiger om medewerkers met een nulurencontract in te zetten dan om andere medewerkers structureel boven hun contract te laten werken. Zolang medewerkers zonder nulurencontract nog beschikbaar zijn, geeft de Planhulp daarom de voorkeur aan hen.
Contract-uitnutting wordt minder zwaar meegenomen dan reistijd. Dit doet de Planhulp om te voorkomen dat iemand vanuit Groningen naar Maastricht rijdt om zo toch aan zijn contracturen te komen; bij overbezetting worden er geen onnodige reisbewegingen gepland om aan de contract-uren te voldoen.
Afgesproken tijd
Een plankaartje kan een vastgezette tijd hebben. Mocht die tijd niet worden gehaald dan wordt er rekening gehouden met hoeveel tijd de cliënt moet wachten totdat de zorg wordt geleverd. Hoe minder wachttijd er is, hoe beter het voorstel is.
Lichte strafpunten
De onderstaande restricties worden meegenomen, maar wegen niet heel zwaar. Wanneer twee medewerkers bijna vergelijkbaar zijn, kan dit wel de doorslag geven om voor de een of de ander te kiezen.
Aantal verschillende medewerkers per cliënt
Per client wordt er gekeken hoeveel verschillende medewerkers zijn ingepland. Dit wordt gedaan om het aantal verschillende medewerkers per cliënt te minimaliseren.
Uurloon medewerker boven contract
Indien er een medewerker wordt ingezet die al boven 100% van zijn contract zit, dan wordt er ook gekeken naar het uurloon van deze medewerker. Dit gebeurt alleen als de uurlonen van de medewerker bekend zijn binnen Ons® Administratie. Dit wordt gedaan om, in het geval van overwerk, de medewerker met een lager uurloon voorrang te geven.
Bekenden van de cliënt
Wanneer een medewerker een vastgelegde positieve relatie heeft met de cliënt, of hen minstens 3x heeft bezocht in het afgelopen half jaar, krijgt deze medewerker voorrang op andere medewerkers.
Overige restricties op basis van het plandoel
Afhankelijk van wat de planner probeert te bereiken, worden extra restricties toegepast door het systeem. Het plangedrag blijft hetzelfde, maar de regels waarbinnen gepland wordt, worden aangepast. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Behouden van medewerker-cliënt combinaties
Alleen variatie binnen reeds toegewezen medewerkers is toegestaan; bestaande combinaties blijven behouden. - Uitplannen van een medewerker
Alle overige zorg wordt vastgezet, en alleen de zorg van de geselecteerde medewerker wordt herpland. - Inplannen van ongeplande cliënten
Reeds toegewezen zorg blijft ongewijzigd; alleen openstaande zorg wordt ingepland. - Om de week zorg
Daarnaast geldt voor bepaalde vormen van zorg, zoals zorg die om de week plaatsvindt, dat deze momenteel niet geoptimaliseerd wordt. Het tijdstip waarop de zorg wordt geleverd om de week wordt als vast beschouwd wanneer de gehele planning wordt herzien. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat het systeem daar per ongeluk andere zorg plaatst die dan niet structureel elke week geleverd kan worden.
Beperkingen
De voorstellen van de Planhulp zijn niet altijd de best mogelijke resultaat, maar vormen een balans tussen efficiëntie en rekensnelheid. Het algoritme is ontworpen om snel en betrouwbaar goede voorstellen te doen, zonder eindeloos te blijven zoeken naar het absolute optimum.
Als planner houd je altijd de regie: je kunt een voorstel volledig overnemen, deels toepassen of negeren. Zo blijft het professionele oordeel van de planner ten alle tijden leidend.
Let op
Soms kan een zorgmoment ontbreken in de planning omdat de Planhulp niet over voldoende informatie beschikt. Bekijk hiervoor de volgende handleiding over de instellingen voor suggesties.
De Planhulp zal nooit een voorstel doen die het aantal strafpunten verhoogt – het streeft altijd naar verbetering of behoud van de huidige situatie.
Voor meer informatie over de inrichting, bekijk de volgende handleiding.
