Benodigde autorisaties
Onderstaande rechten zijn nodig om verlofaanvragen van teams waar plan-/roosterrechten voor toegekend zijn, in te zien en te beheren. Worden deze rechten niet toegekend, dan kan een medewerker de verlofaanvragen alleen inzien.
Beheren verlofaanvragen (voor het beheren van aanvragen van het team waar iemand zelf lid van is)
Beheren verlofaanvragen van alle medewerkers
Navigeren
Selecteer een team.
Ga in het menu naar Rooster of Planning.
Klik onderin het scherm op Verlofaanvragen.
Aanvraagdetails bekijken en aanvragen behandelen/wijzigen
Op het overzicht zijn de verlofaanvragen te bekijken. Met de filters bovenin het scherm kan je de verlofaanvragen naar wens bekijken.
De datums die je hier invult zijn tot en met datums. Dit is in tegenstelling tot andere datums in Ons Planning, waar de einddatum tot is.
Verlofaanvraag behandelen
Je kunt een verlofaanvraag goedkeuren (groene vink) of afkeuren (rood kruis) met de daarvoor bestemde knoppen.
Verlofaanvraag wijzigen
Door op de naam van de medewerker te klikken kan je op een verlofaanvraag reageren of deze goedkeuren na een aanpassing. Je kunt bijvoorbeeld de datum aanpassen. Bij het afwijzen wordt alleen de ingevulde reactie meegenomen. De medewerker kan de reactie van de planner/roosteraar inzien in zijn/haar overzicht.
Tevens kan de berekeningsmethode worden aangepast. De verdeling van de verlofuren bij 1/5e van de contracturen worden evenredig over de werkdagen van de week verdeeld. De overige twee opties zien een verdeling van de verlofuren op basis van het gemiddeld aantal gewerkte uren per dag in de afgelopen weken.
Nieuwe aanvraag maken
Het is mogelijk om een nieuwe verlofaanvraag te maken voor een medewerker. Dit kan je doen met de knop Nieuwe aanvraag onderin het scherm. Dit kan handig zijn als de medewerker zelf op dat moment geen mogelijkheid heeft om de verlofaanvraag zelf in te vullen. Vervolgens kan de verlofaanvraag op dezelfde manier afgehandeld worden als andere aanvragen.
Excel-overzicht
Er bestaat een Excel-overzicht met daarin een week- en dagoverzicht. Daarvoor geldt het volgende:
In het overzicht zijn de verlofaanvragen van alle medewerkers inzichtelijk die lid zijn van het gekozen team. Het is ook mogelijk om in dit document filters toe te voegen op de kolommen om zo te sorteren op bijvoorbeeld primair team of deskundigheidsprofiel. De totaalwaarden onderaan het overzicht worden zichtbaar wanneer in het filter ook de optie lege cellen wordt geselecteerd.
Het document bevat twee tabbladen. In het weekoverzicht zijn de verlofaanvragen op weekniveau inzichtelijk. De ingevoerde data in het filter op de verlofaanvragen pagina bepalen welke weken hierin worden meegenomen. In het dagoverzicht zijn de verlofaanvragen op dagniveau in te zien.
De totalen onderaan het overzicht geven extra bezettingsinformatie o.b.v. de contracturen van de medewerkers. Daarnaast is dit ook inzichtelijk aan de hand van het totaal aantal FTE (op basis van 36 uur) en in percentages.
Enkele waarden worden ook aangevuld met een kleur om het overzicht te verduidelijken. De betekenis van deze kleuren worden in het Exceloverzicht verder toegelicht.
Het Exceloverzicht kan alleen voor de toekomst gegenereerd worden.
Overzicht bij het medewerkerscherm
Vanuit het rooster is op het detailmedewerkerscherm ook informatie van de verlofaanvragen inzichtelijk.
Als de cursor boven de aanvraag gehouden wordt, worden actiemogelijkheden (goedkeuren, afkeuren, wijzigen, verwijderen) weergegeven. Bij het klikken op de aanvraag wordt meer informatie over de aanvraag weergegeven. Ook is op deze plek een nieuwe aanvraag toe te voegen met de knop + Toevoegen.
Overzicht in het rooster
Een symbool in het rooster geeft openstaande aanvragen weer.
Goedgekeurde aanvraag: zonnetje.
Openstaande aanvraag: zonnetje met vraagteken.
