Gebruik van Zelfroosteren in Ons Medewerkerportaal

In de vrije fase kan iedere medewerker binnen het team zich in- en uitschrijven op de getoonde diensten. Er zal alleen in het geval van cao-conflicten een waarschuwing getoond worden (er komt bijvoorbeeld een waarschuwing als je je hebt ingeschreven voor 2 achtereenvolgende diensten die meer dan 10 uur in totaal duren).

Het zelfroosteren in de vrije fase is grofweg op te delen in 3 stappen.

1. Kies de juiste week: klik in het zelfroosterscherm op de week waarop je wil gaan inschrijven.

2. Kies een overzicht van diensten: kies een overzicht van diensten: kies een dienstweergave. Met behulp van het filter rechtsbovenin heb je de keuze om alle diensten te tonen die overeenkomen met jouw of lagere deskundigheden, of enkel een specifieke dienst.

3. Schrijf je in en uit op diensten:

   

   Je kunt je nu vrij inschrijven op iedere dienst, door het vakje van een dienst op de gewenste dag aan te klikken. Ook kun je, in deze fase, jezelf vrij uitschrijven op diensten waarvoor je jezelf eerder hebt ingeschreven. Het is mogelijk om je in te schrijven op diensten waar al andere medewerkers zijn ingeschreven. Dubbele inschrijvingen op diensten zullen in een volgende fase worden verbeterd.

Aantal diensten

Het is verstandig om elke week zo min mogelijk afwijking te hebben ten opzichte van je contract. Het aantal uren waarvoor je de betreffende week bent ingeroosterd, wordt getoond. Ook wordt een indicator getoond of je boven of onder je contract bent ingeroosterd.

Onderin het vak staat een indicator die aangeeft hoeveel afwijking er is met de contracturen van de medewerker. Zodra er links van de streep een lijn te zien is (zoals in dit voorbeeld), is er een afwijking dat de medewerker minder uren staat ingeroosterd t.o.v. het contract. Een lijn rechts van de streep geeft aan dat er meer uren zijn ingeroosterd.

Als de vrije fase voorbij is en teamleden zich vrij hebben ingeschreven voor diensten die zij willen werken, belandt men in de verbeterfase. In deze fase werkt het team samen aan het verbeteren van het rooster. Het zelfroosterscherm ziet er in de verbeterfase grotendeels uit als in de vrije fase. Je schrijft je op dezelfde wijze in en uit voor een dienst, door op het vakje van een dienst te klikken.

Een verschil is dat in de verbeterfase het team wordt geholpen het rooster sluitend te krijgen door middel van signaleringen in pop-ups. Deze signaleringen werken niet blokkerend: de medewerkers kunnen zich (na een signalering en bevestiging) toch inschrijven voor een dienst. Er wordt bij de signalering onder andere rekening gehouden met cao-bepalingen (zoals aaneengesloten gewerkte uren, maar ook praktische zaken als dubbele inschrijvingen). Een aanpassing in het rooster kan er voor zorgen dat de signaleringen veranderen.

Een ander verschil is dat in de verbeterfase altijd alle onopgeloste diensten getoond worden, zolang de medewerker die zelf kan oplossen. Men ziet dus alle diensten op basis van de gekozen filtering, plus alle diensten die niet opgelost zijn en een deskundigheid hebben gelijk aan of lager dan die van de medewerker.

Een medewerker ziet in het zelfroosterscherm tijdens de verbeterfase ook diensten van niet 'primaire teams'. De gedachte hiervan is dat er nog open diensten gevuld dienen te worden, waardoor het soms nodig is dat collega's die wel een teamtoewijzing voor het team hebben, maar waarvan het niet het primaire team betreft, kunnen helpen en zichzelf kunnen inroosteren.

Het zelfroosterscherm kan er in de verbeterfase uitzien zoals in onderstaand voorbeeld, waarbij een aantal verschillende kleuren en meldingen te zien zijn. Deze meldingen worden hieronder verder toegelicht.

1. Rood vakje met vraagteken: dit betekent dat er nog geen medewerker is die zichzelf voor deze dienst op deze dag heeft ingeroosterd. Deze signalering wordt opvallend weergegeven, omdat het belangrijk is dat dit gat in het rooster wordt opgevuld. Door te klikken op het rode vakje met het vraagteken roostert een medewerker zichzelf in voor deze dienst.

2. Rood vakje met twee namen: voor deze dienst hebben twee medewerkers, waaronder jijzelf, zich ingeroosterd. Door op de dienst te klikken kun je je uitschrijven voor de dienst waarna het vakje een lichtblauwe kleur krijgt.

3. Oranje vakje met twee namen: hier wordt gesignaleerd dat twee medewerkers zichzelf hebben ingeroosterd voor deze dienst. Dit kun je niet oplossen, omdat je niet een van deze medewerkers bent. Het is ook nog mogelijk jezelf in te schrijven voor de dienst, naast de twee medewerkers die dit al hebben gedaan.

4. Rood vakje met je eigen naam: je hebt jezelf ingeschreven voor deze dienst, maar er is overlap met een andere dienst. Door op het vakje te klikken kun je jezelf uitschrijven.

5. Oranje vakje met een witte Ø: dit betekent dat de dienst nog niet door een medewerker is ingeroosterd, maar dat er voor jou een cao-conflict bestaat op het moment dat je de dienst uitvoert. Door te klikken op het vakje verschijnt welke cao-regels overtreden worden. Ondanks het conflict kan je je toch inschrijven voor deze dienst.

6. Een lichtblauw vakje met daarin de naam van een andere medewerker: een ander lid van het team heeft zich ingeschreven voor deze dienst, maar jij zou je ook in kunnen schrijven zonder dat dit een cao-conflict of een overlappende dienst oplevert.

7. Een lichtblauw vakje met daarin een witte Ø: een andere medewerker heeft zich ingeroosterd. Wanneer jij jezelf inroostert voor deze dienst levert dit een cao-conflict of overlap met een andere dienst op.

8. Een blauw vakje met daarin je eigen naam: dit betekent dat je jezelf hebt ingeroosterd voor deze dienst en er zijn geen signaleringen.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat elke dienst licht- of donkerblauw gekleurd is. Dit betekent dat er geen fouten zijn.

Zodra het rooster is verbeterd in de verbeterfase, zullen vrijwel alle onjuistheden, conflicten en niet-opgevulde diensten gecorrigeerd en aangevuld zijn. Het uitgangspunt van zelfroosteren is dat in de verbeterfase alle problemen/conflicten onderling opgelost zijn.

De laatste twee fases zijn niet meer door de medewerkers aan te passen,maar nog wel door de roosteraar.

• Reviewfase: de reviewfase is het conceptrooster, maar uitvoerende medewerkers kunnen hierop geen wijzigingen meer aanbrengen. Roosteraars kunnen dit nog wel. Deze fase kan gebruikt worden om de laatste puntjes op de 'i' te zetten en het rooster definitief te maken. Het is ook mogelijk om te zelfroosteren zonder een reviewfase. Dat betekent dat er geen teamverantwoorelijke of roosteraar is die het rooster definitief maakt, maar dat het team hier zelf verantwoordelijk voor is.

• Vaste fase: dit is het definitieve rooster. Deze fase zal dus geen veranderingen meer krijgen, tenzij er incidentele wijzigingen zijn die niet vooraf bekend waren (zoals bijvoorbeeld medewerkers die ziek zijn waardoor diensten door andere medewerkers overgenomen moeten worden). Omdat medewerkers ervan uitgaan dat dit het definitieve rooster is, zullen eventuele wijzigingen met de betrokken medewerkers onderling afgestemd moeten worden.