De Planhulp is een hulpmiddel dat je als planner inzet wanneer jij dat nodig vindt. Jij houdt de regie. Je bepaalt zelf wanneer je de Planhulp gebruikt en welk voorstel je wel of niet overneemt.
De Planhulp helpt je bij het maken van een efficiënte planning. Hij kijkt naar de situatie op het planbord en doet een voorstel dat past binnen het geheel. Denk aan situaties waarin een medewerker ziek is, vakantie heeft of wanneer er nog ongeplande plankaartjes zijn.
In plaats van elk plankaartje apart te plannen, berekent de Planhulp in één keer een slimme verdeling voor meerdere acties tegelijk. Daarbij houdt hij rekening met onder andere beschikbaarheid, reistijd, contracturen en ongewenste combinaties. Het doel is een passende oplossing, zo efficiënt mogelijk, zonder dat jij alles handmatig hoeft uit te zoeken.
Wanneer de Planhulp is ingeschakeld voor het blokplanteam dat momenteel geopend is, vind je een knop Planhulp rechtsboven in het scherm.
Wanneer gebruik je de Planhulp?
Je gebruikt de Planhulp op momenten dat er iets speelt in de planning. Soms is dat een acuut probleem, zoals een ziekmelding. Soms weet je al dat er iets gaat veranderen, bijvoorbeeld omdat er medewerker met vakantie gaan of binnenkort uit dienst treden.
In dat soort situaties helpt de Planhulp je om snel een voorstel te maken dat past bij de planning van dat moment. Je hoeft dan niet alles zelf uit te zoeken of handmatig te schuiven.
Je kunt de Planhulp ook gebruiken om de structurele planning te verbeteren. Bijvoorbeeld als je ziet dat de werkverdeling niet evenwichtig is, dat medewerkers veel moeten reizen of dat contracturen niet goed worden benut. Ook dan helpt de Planhulp je om met een paar klikken een verbeterslag te maken.
Welke situatie het ook is: jij kiest het scenario dat past bij jouw situatie. De Planhulp doet vervolgens een voorstel op maat.
Wanneer gebruik je welke voorstelactie?
Er zijn drie type voorstellen die je kan aanvragen. Hieronder staan waarvoor je welke gebruikt:
Ongeplande plankaartjes inplannen
Gebruik dit om de plankaartjes onderin het scherm in te plannen. Dit kan je bijvoorbeeld doen voor cliënten die op de wachtlijst staan of voor cliënten die om andere redenen een nieuwe, vaste medewerker nodig hebben.
Medewerkers uitplannen
Gebruik dit bij (langdurige) afwezigheid vanwege vakantie, ziekte of uitdiensttreding. Je kunt kiezen uit twee mogelijkheden: 1) structureel of 2) toepassen op één week.
Gehele planning structureel verbeteren
Gebruik dit als je het hele planbord wilt optimaliseren. De Planhulp zoekt dan de best mogelijke oplossing en houdt hierbij rekening met diverse restricties die je al dan niet kunt toepassen. Je kan zelf aangeven hoeveel voorstellen je maximaal wilt ontvangen zodat je ook stap voor stap verbetering aan kan brengen.
Instellingen bij het starten
Binnen het gekozen voorstel kan je verschillende keuzes maken. Die bepalen hoe de Planhulp het voorstel berekent:
Ongeplande plankaartjes inplannen
- Selecteer de betreffende startdatum vanaf wanneer je de Planhulp wilt laten starten.
- De plankaartjes worden vanaf deze startdatum meegenomen in de nieuwe voorstellen.
- Structureel of incidenteel: gaat het om een wijziging voor één week of voor langere tijd?
- Wanneer je voor Structureel kiest, worden de kaarten die structureel nog niet ingepland zijn meegenomen in de berekening. (Deze optie gebruik je om bijvoorbeeld alle nog niet ingeplande zorg structureel weg te zetten bij je medewerkers
- Wanneer je voor Alleen deze week kiest, worden de ongeplande plankaartjes zoals ze in het planbord staan meegenomen in de berekening. Deze optie gebruik je om de ongeplande zorg voor een specifieke week incidenteel weg te plannen.
- Kies de medewerkers waar de plankaartjes ingepland mogen worden.
Standaard staat deze op 'Alle medewerkers'. Je kan ook handmatig de medewerkers selecteren waarvoor je wilt dat de Planhulp de (openstaande) planacties gaat inplannen. Kies dan 'Geselecteerde medewerkers':
- In het zoekveld kan je zoeken op naam of medewerkernummer.
- Je kan in de lijst scrollen naar de juiste medewerker
- Met de knop Medewerkers boven contract selecteer je alle medewerkers in die week die boven zijn/haar contracturen werkt
- Met de knop Medewerkers onder contract selecteer je alle medewerkers in die week die onder zijn/haar contracturen werkt
- Met de knop Medewerkers met een label kan je alle medewerkers met het gekozen label als groep selecteren
Wanneer je handmatig medewerkers heb geselecteerd dan kan je een extra optie aanvinken:
Negeer contractbeperking
Deze optie negeert de standaardlimiet van 120% van de contracturen en de Planhulp krijgt dan de ruimte om alle beschikbaarheid te gebruiken om planacties in te plannen (tot een limiet van 36 uur per week)
Deze optie kan je bijvoorbeeld gebruiken om inval-/vakantiekrachten in te plannen of nieuwe medewerkers die nog uren op moeten bouwen met inval of vaste cliënten.
(In veel gevallen hebben beginnen deze medewerkers hun dienstverband met kleine contracten maar hebben vaak wel meer beschikbaarheid en willen ze graag veel ingezet worden.)
- Kies de cliënten waarvoor je de Planhulp de plankaartjes wil laten plannen.
Te plannen cliënten
Standaard staat de optie bij de cliënten op Te plannen cliënten
De Planhulp kan dan zelf de efficiëntste planning bepalen over alle in te plannen plankaartjes, op basis van het huidige planbord. (Er wordt dan bijvoorbeeld rekening gehouden met reistijden en de maximaal in te zetten contracturen per medewerker om zo een juiste verdeling te maken. Hiermee worden bijvoorbeeld overuren boven 120% van het contract gelimiteerd.
Voorbeeld: wanneer een medewerker een contract heeft van 10:00 uur per week, dan mag de Planhulp hier standaard maximaal 12:00 uur per week inzetten, mits de beschikbaarheid van de medewerker het toelaat)
Je kan ook handmatig cliënten selecteren zodat je bijvoorbeeld een cliënt die op de wachtlijst stond en aan de beurt is kan gaan inplannen.
Medewerkers uitplannen
- Selecteer de betreffende startdatum vanaf wanneer je de Planhulp wilt laten starten
- Structureel of incidenteel: gaat het om een wijziging voor één week of voor langere tijd?
- Wanneer je voor Structureel kiest, worden alle vast ingeplande cliënten van deze medewerker meegenomen in de berekening (Deze optie gebruik je wanneer de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat)
- Wanneer je voor Alleen deze week kiest, worden alleen de plankaartjes meegenomen waar in die week een conflict voor bestaan op basis van de ingevulde medewerker onbeschikbaarheid in die week.. Deze optie gebruik je om je tijdelijke vervanging te plannen voor de betreffende cliënten. (Bijvoorbeeld een medewerker heeft donderdagmiddag en vrijdagmiddag een onbeschikbaarheid, dan worden alleen voor die momenten de nog ingeplande plankaartjes opnieuw gepland, maar de overige dagen worden genegeerd omdat de medewerker die andere dagen zelf werkt).
- Medewerkers selecteren:
Kies de uit te plannen medewerkers
Je moet handmatig de medewerkers selecteren waarvoor je wilt dat de Planhulp de (openstaande) planacties gaat herplannen.
- In het zoekveld kan je zoeken op naam of medewerkernummer.
- Je kan in de lijst scrollen naar de juiste medewerker
- Met de knop Medewerkers boven contract selecteer je alle medewerkers in die week die boven zijn/haar contracturen werkt
- Met de knop Medewerkers onder contract selecteer je alle medewerkers in die week die onder zijn/haar contracturen werkt (Optie mag er van mij uit btw)
- Met de knop Medewerkers met een label kan je alle medewerkers met het gekozen label als groep selecteren
- Inplannen bij medewerkers:
Kies de medewerkers waar je de Planhulp de plankaartjes bij in wilt laten plannen.
Alle medewerkers
Standaard staat de optie bij de in te plannen medewerkers op Alle medewerkers
De Planhulp kan dan zelf de meest efficiënte planning bepalen over het volledige team. (Er wordt dan bijvoorbeeld rekening gehouden met reistijden en de maximaal in te zetten contracturen per medewerker om zo een juiste verdeling te maken. Hiermee worden bijvoorbeeld overuren boven 120% van het contract gelimiteerd.
Voorbeeld: wanneer een medewerker een contract heeft van 10:00 uur per week, dan mag de Planhulp hier standaard maximaal 12:00 uur per week inzetten (mits de beschikbaarheid van de medewerker dit toelaat)
Je kan ook handmatig medewerkers selecteren zodat je de openstaande planacties gerichter kan verdelen.
Wanneer je handmatig medewerkers heb geselecteerd dan kan je een extra optie aanvinken:
Negeer contractbeperking
Deze optie negeert de standaardlimiet van 120% van de contracturen en de Planhulp krijgt dan de ruimte om alle beschikbaarheid te gebruiken om planacties in te plannen (tot een limiet van 36 uur per week).
Deze optie kan je bijvoorbeeld gebruiken om inval-/vakantiekrachten in te plannen of nieuwe medewerkers die nog uren op moeten bouwen met inval of vaste cliënten.
(In veel gevallen beginnen deze medewerkers hun dienstverband met kleine contracten maar hebben vaak wel meer beschikbaarheid en willen ze graag veel ingezet worden.)
Gehele planning structureel verbeteren
- Selecteer de betreffende startdatum vanaf wanneer je de Planhulp wilt laten starten
- Selecteer het maximaal aantal wijzigingen.
- Selecteer de medewerkers waarvoor de planning structureel verbeterd mag worden.
Kies de medewerkers waarvoor de planning structureel verbeterd dient te worden. Standaard worden alle medewerkers meegenomen. Je kan ook handmatig de medewerkers selecteren waarvoor je wilt dat de Planhulp de planning verbeterd. Selecteer daarvoor de optie 'Geselecteerde medewerkers'.
- In het zoekveld kan je zoeken op naam of medewerkernummer.
- Je kan in de lijst scrollen naar de juiste medewerker
- Met de knop Medewerkers boven contract selecteer je alle medewerkers in die week die boven zijn/haar contracturen werkt
- Met de knop Medewerkers onder contract selecteer je alle medewerkers in die week die onder zijn/haar contracturen werkt
- Met de knop Medewerkers met een label selecteer je alle medewerkers aan wie een specifiek label is toegewezen.
De planning voor de niet geselecteerde medewerkers zal dan niet aangepast worden, de Planhulp zal alleen de planning voor de geselecteerde medewerkers, in combinatie met de eventuele ongeplande plankaartjes, gaan optimaliseren.
- Kies of je bestaande medewerker- en cliënt paren wilt behouden.
Als deze optie actief is, dan zal een reeds ingepland plankaartje bij dezelfde medewerker blijven staan. Wel kan dan bijvoorbeeld de dag of het moment op de dag verschoven worden om bijvoorbeeld de reistijd te optimaliseren.
- Kies of je de vaste starttijden wil behouden.
Bij het herzien van de gehele planning kan je ervoor kiezen of je wel of niet de vastgezette tijden wilt behouden. Indien deze optie uitstaat dan worden de vastgezette tijden op de plankaartjes niet gebruikt bij het bepalen van de strafpunten.
- Kies of de ongeplande kaarten ook mogen worden ingepland.
Standaard worden de ongeplande kaarten ook meegenomen bij het verbeteren van de gehele planning. Mocht je dit niet willen, zet dan deze optie uit. De ongeplande kaartjes blijven dan staan in de balk.
Wat doet de Planhulp precies?
De Planhulp maakt duizenden berekeningen en vergelijkt telkens of de planning beter wordt. Dat doet hij op basis van onder andere:
- Beschikbaarheid van medewerkers
- Onbeschikbaarheid van cliënten
- Ongewenste combinaties en negatieve relaties
- Reistijd en afstand
- Contracturen (onder- of overbesteding)
- Bekendheid tussen medewerker en cliënt
- Vastgezette tijden
Sommige dingen zijn harde regels (zoals kwalificaties of ongeschikte combinaties), andere zijn voorkeuren waar de Planhulp mee rekent (zoals bekendheid tussen medewerker en cliënt). Hij kiest altijd de oplossing met de minste nadelen. Bekijk deze handleiding voor meer informatie.
Op basis van de berekeningen komt de planhulp met een voorstel. Als planner kun je dan bekijken of de voorgestelde oplossing goed is, en ook doorgevoerd kan worden. Je besluit zelf als planner of je het voorstel wel of niet goed vindt en wilt toepassen.
Het voorstel dat je krijgt is dus niet willekeurig, maar gebaseerd op logica. Toch kan het afwijken van wat je zelf had verwacht. Zeker als je met veel medewerkers en cliënten werkt. Voor meer informatie over waarom het voorstel kan afwijken, bekijk deze handleiding.
De Planhulp zal het voorstel opdelen in verschillende groepen, zodat je (vooral als er meerdere wijzigingen zijn) een overzicht hebt van de impact van het voorstel. Per groep kun je dan bepalen of je de wel of niet wilt doorvoeren. Je blijft dan ook als planner altijd in control.
Wat zie je in het voorstel?
De Planhulp toont alle aangevraagde berekeningen in een overzicht. In dat overzicht zie je makkelijk terug welke aanvragen er zijn gedaan en wat het resultaat per aanvraag is.
Overzicht voorstellen
Als eerste is een overzicht van recent aangevraagde voorstellen zichtbaar. Per voorstel kun je direct het volgende zien:
- Datum waarop de aanvraag is gedaan en door wie.
- Datum en/of weeknummer waarvoor de aanvraag is gedaan
- Wat het type aanvraag is (Herzien hele planning, Medewerkers uitplannen of Ongeplande kaartjes inplannen)
- De status van de berekening
- In uitvoering: de berekening loopt nog, een zandloper en de knop 'Annuleren' is zichtbaar.
- Gereed: de knop Bekijk voorstel is zichtbaar
- De impact van de uitgevoerde berekening, bestaande uit:
- De hoeveelheid individuele wijzigingen
- De verbetering in de verhouding reistijd / zorg (tijd voor zorg)
- De verandering in de contractbenutting van de medewerkers
- De verandering in het aantal ongeplande plankaartjes
Door met je muis op een van deze elementen te staan zie je meer details over hoe de situatie voor en na de berekening is.
Details van voorstel
Vanuit dit overzicht kan je een berekend voorstel in meer detail inzien door op de knop Bekijk voorstel te drukken. Vervolgens zie je op het voorstel de volgende informatie:
- Het soort voorstel wat is aangevraagd. Bijvoorbeeld: Herzie de hele planning met daarbij de geselecteerde ingangsdatum en/of weeknummer.
- De details van het voorstel. Hier vind je, naast de ingestelde opties bij het indienen van de aanvraag, ook een gedetailleerder overzicht van de impact van de berekening. Zo zie je bijvoorbeeld het totaal aantal wijzigingen en de geselecteerde medewerkers.
- De waardes die zijn ingevuld bij de aanvraag.
- De voorgestelde wijziging, per groep:
- Alle wijzigingen die bij elkaar horen worden in 1 groep geplaatst. Wijzigingen horen bij elkaar als:
- de wijzigingen betrekking hebben op dezelfde cliënt
- de wijzigingen betrekking hebben op hetzelfde dagdeel voor dezelfde medewerker
- het een vervolgwijziging is. Dit betreft plankaartjes die van plek wijzigen doordat er een wijziging elders heeft plaatsgevonden
- Alle wijzigingen die bij elkaar horen worden in 1 groep geplaatst. Wijzigingen horen bij elkaar als:
Bijvoorbeeld: Een cliënt van de woensdag wordt naar de maandagochtend verplaatst. Daardoor verschuift het startmoment van de cliënt op, die oorspronkelijk op maandagochtend als eerste stond. De wijziging op het plankaartje dat al op maandagochtend stond is een vervolgwijziging.
- Per wijziging staat wat er is gebeurd (bijvoorbeeld gewijzigd tijdstip), voor welke cliënt, wat het nieuwe tijdstip is geworden en wat het oorspronkelijke tijdstip was. Ook staat erbij welke medewerker de zorg gaat verlenen. Op die manier is alle informatie voorhanden om bijvoorbeeld de cliënt en de medewerker te kunnen informeren over de voorgestelde wijziging.
Je kunt vervolgens per voorstel zelf beslissen of je het overneemt en welke groepen in dat voorstel je overneemt. Je kan dus kiezen voor één groep of meerdere groepvoorstellen doorvoeren. Let op: als je in de tussentijd iets aanpast op het planbord, kan het voorstel ongeldig worden. Je krijgt dan de melding Verlopen. In dat geval kun je een nieuw voorstel opvragen.
Ook kan je een voorstel eventueel exporteren naar een Excel bestand. Hierdoor krijg je alle informatie in het voorstel in een Excel-bestand, en kun je die gebruiken zoals je zelf wilt.
Wil je het voorstel uiteindelijk doorvoeren? Gebruik dan de Doorvoeren knop. Let op: je dient daarvoor wel de groepen te selecteren die je wilt doorvoeren. Gebruik daarvoor de Selecteer groep knop. Zodra je op Doorvoeren hebt gedrukt krijg je eerst nog een overzicht met daarin nog even alle zaken op een rij voordat het daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Het is verstandig om dan nog even een laatste controle te doen. Zodra je dan uiteindelijk het voorstel doorvoert, dan worden de planacties automatisch uitgevoerd en wordt het planbord bijgewerkt op basis van het voorstel.
