Voorwaarden vooraf en Benodigdheden
Taak: 'Cliëntbeheer'
Toegang tot de cliënt
Een cliënt aan een locatie toekennen of een toekenning wijzigen
Uitgangspunten locaties
Er zijn meerdere typen locaties te selecteren in Ons. De uitgebreide uitleg hierover staat in dit artikel: Toelichting op locatiebeheer en kamerbeheer in Ons.
De uitgangspunten zijn als volgt:
Een cliënt moet altijd aan een hoofdlocatie gekoppeld zijn. Er kan maar één hoofdlocatie gekoppeld zijn.
Een sublocatie kan alleen toegevoegd worden als er een hoofdlocatie gekoppeld is.
Locatie toevoegen of wijzigen
Het toewijzen of aanpassen van locatietoewijzigen is voor elk type locatie vrijwel hetzelfde. Wel komen bij het toekennen van intramurale locaties aanvullende velden beschikbaar.
Een uitzondering hierop zijn locatietoekenningen voor GGZ-verblijf: daarbij is het bij de locatie mogelijk om een GGZ-traject en een uursoort te koppelen. Uitleg over GGZ is te vinden in Toelichting op GGZ in Ons.
Ga in Ons Administratie naar een cliënt menu Algemeen en klik op het kopje Locaties.
De huidige locatietoewijzigen van de cliënt worden getoond.
Klik op het plusje (1) om een nieuwe locatietoewijzing toe te voegen, of op het potloodje (2) om een locatietoewijzing te wijzigen. In beide gevallen verschijnen dezelfde opties.
De begin- en einddatum (3) spreken voor zich. De einddatum kan leeg gelaten worden.
In sommige gevallen mag er geen overlap zijn tussen locaties:
Er mag maar één hoofdlocatie actief zijn.
Er mag alleen een sublocatie zijn als er ook een hoofdlocatie is (er mag dus geen 'gat' tussen hoofdlocaties zitten als een sublocatie actief is).
Medicijnlocaties mogen niet overlappen.
Selecteer de locatie (4). Er kan gezocht worden naar een locatie in het zoekveld achter 'zoeken op:'. Klik op de locatie die je wil selecteren. Wordt er een intramurale locatie geselecteerd?
Dan verschijnt het aanvullende veld Verhuisdatum: Door hier een verhuisdatum in te vullen, wordt er automatisch een tijdelijk adres voor deze cliënt aangemaakt met een ingangsdatum gelijk aan de verhuisdatum.
Maakt de organisatie gebruik van de Verblijf in Ons: functionaliteit (apart te activeren)? Dan is bij een intramurale hoofd- of algemene locatie ook het vinkje Verblijf beschikbaar. Hiermee wordt de locatie gekenmerkt als een locatie waar de Verblijf in Ons-functionaliteit op van toepassing moet zijn. Dit vinkje wordt niet getoond bij Medicijnlocaties.
Vanaf versie 2024.8 is het mogelijk om bij het toekennen van intramurale locaties, waarbij de optie Verblijf is ingeschakeld, een tijdstip mee te geven.
Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Een locatietoewijzing verwijderen
Als een locatie verkeerd is ingevoegd, kan de toewijzing verwijderd worden. Klik hiervoor op het potloodje (2) om de toewijzing te bewerken, en vervolgens op de knop Verwijderen.
Let op! ook alle historie wordt hiermee verwijderd. Als de cliënt verhuist of uit zorg gaat hoeft alleen een einddatum bij een locatie ingevuld te worden om de toewijzing te beëindigen.
Cliënten aan een kamer toewijzen
Een cliënt kan bij een locatie ook aan een specifieke kamer worden gekoppeld. Hiervoor moeten kamers ingericht zijn bij het locatiebeheer. Zie hiervoor Locaties configureren.
Het voordeel van koppelen aan kamers is een volledig overzicht van de locaties, en de capaciteit van locaties kan bijgehouden worden. Toewijzen aan een kamer kan door bij 'algemene locatiekoppelingen' de kamer te selecteren in plaats van de bovenliggende locatie.
Een tijdelijk verblijfadres automatisch instellen via verhuisdatum
Als een cliënt aan een kamer wordt toegewezen, kan een Verhuisdatum worden opgegeven. Als deze datum wordt ingevuld, zal de cliënt een Tijdelijk Verblijfadres krijgen vanaf deze datum. Het adres is dan het adres van de locatie waar de cliënt verblijft.
Voor een uitleg over de adressen, zie Toelichting op adressen in Ons.
Toewijzingen aan medicijnlocaties wijzigen
Voor het gebruik van medicijnlocaties gelden een aantal specifieke regels. Dit heeft te maken met de koppeling met Elektronische Voorschrijfsystemen (EVS).
Medicijnlocatie wijzigen
Als een medicijnlocatie verandert, maak dan een nieuwe toewijzing aan bij een nieuwe locatie. Op die manier zal automatisch de oude locatie stopgezet worden en zal een overplaatsingsbericht naar het EVS gestuurd worden. Als je eerst de oude locatie sluit, zal een ontslagbericht naar het EVS gestuurd worden.
Als je alleen de medicijnlocatie wijzigt, in plaats van een nieuwe aanmaakt, zal de historie niet meer kloppen, omdat alle oude gegevens dan ook aan de nieuwe locatie gekoppeld worden.
Een cliënt van een medicijnlocatie ontslaan
Om een cliënt van een medicijnlocatie te ontslaan vul je een einddatum in bij de toewijzing aan de locatie. Deze gegevens worden met het EVS gesynchroniseerd, en er zal een ontslagbericht verstuurd worden. Er wordt voor deze cliënt dan geen medicatie meer verstuurd naar deze locatie.
