Beschikbaarheid en afwezigheid van een medewerker in Ons Plannen & Roosteren : Nedap Ons®

Voor het maken van de planning en het rooster is het nuttig dat de beschikbaarheid of afwezigheid van een medewerker bekend is. Ook kan je dit gebruiken als bron voor registratie. Dit artikel geeft uitleg hoe deze zijn in te voeren en waarvoor ze gebruikt worden.

Achtergrondinformatie

Verschillen V&V Planning en HV planning (blokplanning)

Voor het maken van de roosters en planningen voor V&V-teams wordt de beschikbaarheid op een andere manier gebruikt dan voor de HV-planning:

V&V: Er komt een signalering als een onbeschikbaarheid bij een medewerker is ingevoerd en de medewerker wordt ingeroosterd op een dienst.
HV: Er komt een signalering als er geen beschikbaarheid bij een medewerker is ingevoerd en de medewerker wordt ingepland bij een cliënt.

Telling van vakantiedagen

Je kunt op twee manieren een vakantiedag invoeren: of een volledige dag, of een aantal uren per dag. Dit heeft gevolgen voor de vakantieuren die gerekend en naar Ons Administratie geëxporteerd worden.

Een volledige dag: Je geeft hiermee aan dat de medewerker de gehele dag ('volgens contract') vakantie opneemt. Het gevolg hiervan is dat er 1/5^e deel van de contracturen van de medewerker wordt geëxporteerd. In een volledige week betekent dat er 5x1/5^e deel wordt geëxporteerd. Deze uren worden niet geëxporteerd op zaterdag en zondag, om te voorkomen dat hierover ORT berekend wordt.
Een aantal uren: Je geeft hiermee een begintijd en een eindtijd aan, bijvoorbeeld van 09:00 tot 17:00 op een dag. Het gevolg hiervan is dat er 8 uren als vakantie worden geëxporteerd. Als je op deze manier de vakantie invoert, dan is dit niet zichtbaar in het rooster. Het voordeel is dat je eenvoudig kunt roosteren, maar dat er ook fouten mee gemaakt kunnen worden; wel inroosteren terwijl een medewerker ook vakantie heeft.

Voorbeelden

Een medewerker heeft een contract van 20 uren per week. Zij neemt een dag vakantie op. Hierdoor zal 1/5^e deel (4 uren) van haar vakantiesaldo worden afgeboekt.
Een medewerker heeft een contract van 20 uren per week. Zij neemt 8 uren vakantie op. Hierdoor zullen ook 8 uren van haar vakantiesaldo worden afgeboekt.

Vakanties en onbeschikbaarheden exporteren

Mits dit is ingesteld, worden onbeschikbaarheden (zoals vakantie) geëxporteerd naar Ons Administratie.

In het geval vakanties ingevoerd worden als aantal uren, dan worden (mits ingesteld) zowel de vakantie als de rooster-uren geëxporteerd.

Het is mogelijk om beschikbaarheden met terugwerkende kracht in te voeren in Ons Planning. Echter zal deze niet met terugwerkende kracht automatisch worden geëxporteerd. Zie ook: Teamexport configureren.

Aanwezigheid via Ons Planning invoeren

Via het medewerkerscherm

Zoek de medewerker op en klik op de naam van de medewerker. Op het rechterscherm verschijnt nu meer informatie.
Onder het kopje Beschikbaarheid, vakantie en ziekte, klik je op Meld vakanties, ziekte en andere afwezigheid.
Voer de aan- of afwezigheid in door op de vakjes te klikken, bijvoorbeeld een vakantie. De einddatum is tot, dus niet tot en met. Wil je meerdere opties tegelijkertijd selecteren? Bijvoorbeeld elke week op dinsdag en donderdag? Houd dan bij het selecteren de shift-toets ingedrukt.
Geef aan of de afwezigheid geldt voor één of alle teams.
Klik tenslotte op Toevoegen om op te slaan.

Via het V&V rooster

Ga naar het roosterscherm van een V&V team. Klik met de rechtermuisknop op de naam van een medewerker en vervolgens op Open medewerker-venster > tabblad Beschikbaarheid. Het is niet mogelijk om via het V&V planbord de beschikbaarheid in te voeren of aan te passen.

Via het HV planbord

Door met de rechtermuisknop te klikken op een vak in de toekomst kan je de beschikbaarheid van de medewerker in het HV planbord aanpassen. Je krijgt vervolgens een scherm te zien om de details van de beschikbaarheid in te voeren.

Het is vanuit het HV planbord niet mogelijk om een onbeschikbaarheid aan te geven.