Als zorgorganisatie starten met Caren

Om een koppelcode te kunnen genereren in Ons® Cliënt, moet de cliënt een BRP-adres of correspondentieadres hebben in Ons® Administratie. Met alleen een verblijfadres is het niet mogelijk om een brief met koppelcode te genereren.

Wanneer een cliënt zelf een koppelcode aanvraagt via de website van Caren, wordt deze per post verstuurd naar het adres dat in Ons® Administratie is vastgelegd. Het aanvragen via de Caren-website is een instelling die je als organisatie kunt activeren in Ons® Cliënt. Medewerkers met de juiste rechten kunnen in Ons® Cliënt ook een koppelcode downloaden en printen. Deze kan vervolgens worden overhandigd aan de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger, of per post worden verstuurd.

Nee, de inhoud van de brief is niet aanpasbaar. Je kunt alleen kiezen tussen een formele of informele toon.

Je kunt bulkuitnodigingen versturen via Ons® Cliënt. In de handleiding lees je stap voor stap hoe je dit doet:

Bekijk de handleiding voor bulkuitnodigingen

Nee, het selecteren van cliënten gebeurt op locatieniveau. Individuele selectie of deselectie is niet mogelijk.

Gebruikers van Caren kunnen in hun instellingen aangeven of hun telefoonnummer zichtbaar is voor anderen binnen het persoonlijk netwerk. Zorgorganisaties hebben echter geen inzicht in het telefoonnummer dat aan een Caren-account is gekoppeld.

De cliënt moet zelf contact opnemen met de Caren supportafdeling. Zij sturen een stappenplan om het telefoonnummer te verwijderen of te wijzigen. Binnen de Ons® Suite hoef je hiervoor niets aan te passen.

Laat de gebruiker eerst de telefoon uit- en weer aanzetten. Hierdoor wordt de verbinding vernieuwd en kan de sms alsnog binnenkomen. Wordt er na meerdere pogingen op verschillende momenten nog steeds geen sms ontvangen? Neem dan contact op met Caren support via support@caren.nl.

Ja, dat is mogelijk. De beheerder van een zorgpagina kan anderen uitnodigen voor het persoonlijk netwerk en hen dezelfde beheerdersrechten toekennen.

Nee, elk Caren-account heeft een uniek e-mailadres nodig. Wel kun je meerdere zorgpagina’s koppelen aan één e-mailadres. Lees hoe je één of meerdere zorgorganisaties koppelt

Een gebruiker binnen het cliëntnetwerk kan zelf een zorgpagina aanmaken of worden uitgenodigd voor een bestaande zorgpagina. Zodra de koppeling is gemaakt, worden deze zorgpagina’s zichtbaar in het account.

Lees hoe je één of meerdere zorgorganisaties koppelt

Caren is ontwikkeld om alle zorg overzichtelijk op één plek samen te brengen. In de meeste gevallen wordt daarom één zorgpagina gebruikt waarop meerdere zorgorganisaties gekoppeld zijn. Het is ook mogelijk om meerdere zorgpagina’s te gebruiken. In dat geval heeft elke zorgpagina een eigen koppeling met een zorgorganisatie.

Een cliënt kan maar aan één zorgpagina gekoppeld worden. De koppelcode is uniek en kan slechts één keer worden gebruikt. Het is niet mogelijk om meerdere koppelcodes van dezelfde organisatie voor één cliënt te gebruiken.

Nadat de koppelcode is gebruikt, kan de beheerder van de zorgpagina andere personen uitnodigen voor het zorgnetwerk. Situaties rondom familie en toegang tot de zorgpagina moeten onderling worden afgestemd.

Ja, voor het koppelen van een zorgorganisatie moet toestemming worden gegeven. De beheerder van de zorgpagina geeft deze toestemming. Dit kan de cliënt zelf zijn of de wettelijk vertegenwoordiger.

Ja, de cliënt of de wettelijk vertegenwoordiger bepaalt wie toegang krijgt tot de zorgpagina en kan meelezen.

De cliënt geeft toestemming tijdens het aanmaken van een Caren-account en bij het koppelen van de zorgpagina aan een zorgorganisatie.

Wat je deelt met Caren stel je in op organisatieniveau, bijvoorbeeld of documenten wel of niet gedeeld worden. Dit kun je niet per cliënt aanpassen. Een uitzondering hierop zijn vragenlijsten. Deze kun je per cliënt en per vragenlijst afzonderlijk delen. Lees meer over het delen van gegevens met Caren

Wat je als organisatie deelt met cliënten, bepaal je zelf via de instellingen. Daarnaast kun je specifieke documenten of rapportages afschermen door er een deskundigheid aan te koppelen, zodat deze niet zichtbaar zijn in Caren.

Je kunt wel of geen toegang tot het dossier geven. Als toegang is verleend en het dossier wordt gedeeld door de organisatie, dan is de inhoud volledig zichtbaar voor de cliënt.

Een cliënt heeft wettelijk recht op volledige inzage in het eigen dossier. Caren is een hulpmiddel om deze inzage te bieden, maar niet de enige manier.

Je vindt Caren-berichten in Ons® Dossier bij de rapportages met een Caren-icoon (Familiecommunicatie).

Ja, je kunt rapportages verbergen in de Ons® Suite, zodat ze niet worden gedeeld via Caren.

Je kunt dit niet als standaard instellen. Wel kun je per rapportage bepalen of je deze wilt delen met Caren.

MIC-meldingen worden niet automatisch gedeeld met Caren. Alleen wanneer een MIC-melding is ingericht als vragenlijst, kan deze (als vragenlijst) gedeeld worden.

Dit kan als de MIC-melding als rapportage is opgeslagen. In dat geval kan deze zichtbaar worden in Caren.

Om een zorgplan via Caren te laten ondertekenen, moeten in Ons® Cliënt de instellingen ‘Caren zorgplannen delen’ en ‘zorgplan ondertekenen’ ingeschakeld zijn. Daarnaast moet je in het zorgplan zelf aangeven dat het ondertekend moet worden.

Afspraken die een cliënt of familielid in Caren toevoegt en deelt met de zorgorganisatie, kun je niet verwijderen vanuit de Ons® Suite. Deze afspraken kun je alleen aanpassen of verwijderen in Caren, en alleen als je daar de juiste rechten voor hebt. Op het Caren Supportportaal lees je hoe je een afspraak kunt wijzigen of verwijderen:

Afspraak wijzigen of verwijderen in Caren. In Ons® Cliënt kun je wel instellen dat afspraken die daar worden vastgelegd, niet worden doorgestuurd naar de agenda in Caren.

Dit probleem is bekend bij het ontwikkelteam. Inmiddels is het opgelost en worden afspraken weer correct gesynchroniseerd met Caren.

Vragenlijsten kun je per vragenlijst en per cliënt delen met Caren. Het is ook mogelijk om vragenlijsten door cliënten te laten invullen via Caren.Het delen van documenten stel je in op organisatieniveau in Ons® Cliënt. Hierbij kies je of documenten wel of niet gedeeld worden.

Momenteel kunnen vragenlijsten niet tussentijds worden opgeslagen. Wanneer een cliënt een vragenlijst invult via Caren, moet deze in één keer worden afgerond en verzonden om de antwoorden te bewaren. Je kunt wel een extra status instellen, zoals ‘Bespreken’, zodat de vragenlijst in Ons® Dossier niet direct als ‘Actief’ wordt weergegeven.

Lees meer over het beheren van vragenlijsteigenschappen

Nee, je bepaalt per vragenlijst of je deze deelt met de cliënt.

Je kunt instellen vanaf welk moment rapportages gedeeld worden met Caren.

Het delen van documenten is gekoppeld aan de dossierdatum. Op basis daarvan wordt bepaald welke documenten zichtbaar zijn in Caren. Lees meer over het delen van documenten met Caren

Ja, je kunt een uitnodiging delen met de cliënt of de wettelijk vertegenwoordiger. Zij kunnen vervolgens zelf andere personen toevoegen aan hun netwerk.

Het is niet mogelijk om een huisartsenpraktijk te koppelen of te integreren met een huisartseninformatiesysteem.

Een huisarts kan wel als persoon worden toegevoegd aan het netwerk van de cliënt, mits deze een Caren-account heeft.

Nee, het cliëntverhaal wordt niet automatisch gedeeld. Je moet dit expliciet inschakelen in de instellingen van Ons® Cliënt door de optie ‘cliëntverhaal delen’ te activeren.

Alleen de beheerder van het Caren-account kan het cliëntverhaal aanpassen.

Je kunt werken met deskundigheidsgroepen om informatie af te schermen. Zo kun je bijvoorbeeld een rapportage wel zichtbaar maken voor collega’s, maar niet delen met Caren.

De weergave van medewerkersnamen is instelbaar in Ons® Cliënt. Je kunt kiezen uit verschillende weergave-opties.

Deze instellingen vind je in Ons® Cliënt. Op het supportportaal lees je hoe je dit beheert: Beheer en inzicht in cliëntkoppeling met Caren

Ja, je kunt een testomgeving voor Caren aanvragen. Hiervoor moet eerst de aansluitovereenkomst voor de productieomgeving zijn ondertekend. Na ondertekening kun je via het supportportaal een aanvraag indienen om de testomgeving te laten activeren.

Controleer in Ons® Cliënt eerst of er al een koppeling bestaat, of er een koppelcode beschikbaar is en of deze nog geldig is. Is dit niet het geval? Dan kan de cliënt contact opnemen met Caren Support. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom koppelen niet lukt.

Dit kan verschillende oorzaken hebben. Dien in dat geval een ticket in via het Caren supportportaal, zodat support kan meekijken en de oorzaak kan achterhalen.

Laat de cliënt controleren of de notificatie-instellingen in Caren correct zijn ingesteld. Controleer ook of e-mails niet in de map ‘ongewenste post’ terechtkomen.

Let op: er worden geen notificaties verstuurd voor afspraken van de zorgorganisatie of voor dagelijkse rapportages.

Lukt het niet om het probleem op te lossen? Neem dan contact op met Caren Support.

Ja, dat is mogelijk. De cliënt kan bijvoorbeeld zien wanneer de huishoudelijke hulp langskomt. Daarnaast kun je als organisatie zelf bepalen welke informatie je deelt.

Nee, dit gebeurt niet automatisch. Op elke zorgpagina kan een cliëntverhaal worden ingevuld, maar dit is niet verplicht. Daarnaast moet de organisatie de optie ‘cliëntverhaal delen’ hebben ingeschakeld voordat cliënten dit kunnen delen met de zorgorganisatie.

Nee, het dashboard toont een overzicht van alle cliënten in Ons® Administratie. Daarnaast zie je onder andere het aantal gekoppelde cliënten, verlopen uitnodigingen en uitnodigingen die nog in behandeling zijn.